Datensicherheit: Wo Ihre Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat

Grundsatz: offenlegen statt versprechen

Wir versprechen keine pauschale Datenschutzkonformität, denn sie hängt davon ab, wie eine Lösung bei Ihnen eingesetzt wird. Stattdessen legen wir für jede Lösung vor dem Start schriftlich fest, welche Daten verarbeitet werden, wo, von wem, wie lange und mit welchen Rechten. Diese Angaben sind die Grundlage für Ihre eigene Bewertung und die Ihres Datenschutzbeauftragten.

Was wir je Lösung offenlegen

• Datenfluss: welche Daten aus welchem System in welches andere System gehen.
• Verarbeitungsort: Ihre eigene Infrastruktur, ein Rechenzentrum in der EU oder ein Cloud-Dienst mit benannter Region.
• Beteiligte Dienste: jeder Anbieter, der Daten verarbeitet, als Unterauftragsverarbeiter mit Zweck.
• Zugriffe: wer bei Ihnen und bei uns worauf zugreifen kann.
• Speicherdauer: wie lange Protokolle, Aufzeichnungen und Zwischenstände gespeichert und wann sie gelöscht werden.

Betriebsvarianten

Auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO und Workflow-Plattformen wie n8n lassen sich vollständig auf Ihren Servern betreiben. Die Daten verlassen dann Ihr Haus nur, wenn ein Ablauf ausdrücklich einen externen Dienst aufruft.

In einem Rechenzentrum in der EU. Wenn Sie keinen eigenen Server betreiben möchten, können dieselben Komponenten bei einem Rechenzentrumsbetreiber in der EU laufen. Betreiber und Standort stehen in der Projektbeschreibung.

Mit spezialisierten Cloud-Diensten. Für manche Aufgaben, vor allem Spracherkennung und Sprachausgabe am Telefon sowie leistungsfähige Sprachmodelle, nutzen wir Dienste externer Anbieter. Diese verarbeiten die übergebenen Daten auf ihrer Infrastruktur. Welche Anbieter das sind und in welcher Region sie verarbeiten, legen wir Ihnen vor dem Start vor. Für einfachere Textaufgaben kann ein Modell auf eigener Infrastruktur eine Alternative sein, mit Einschränkungen bei Qualität und Geschwindigkeit.

Je Lösung: worauf Sie achten sollten

KI-Telefonassistent: Hinweis zu Beginn des Gesprächs, Entscheidung zwischen Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung, Speicherdauer, Anbieter der Sprach-KI. Unsere Checkliste dazu: KI-Telefonassistent und Datenschutz.

KI-Automatisierung: Welche Felder an ein Sprachmodell gehen, ob Eingaben vom Anbieter gespeichert oder zum Training genutzt werden, wie lange Prüflisten und Protokolle aufbewahrt werden.

n8n-Agentur: Selbst gehostet oder Cloud, Schutz der Zugangsdaten, welche externen Dienste ein Workflow aufruft. Mehr im Beitrag n8n, Zapier oder Make: Wo liegen Ihre Daten?

Zugriffe und Protokolle

Jede Anbindung erhält eigene Zugangsdaten mit den Rechten, die sie braucht. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht per E-Mail verschickt. Automatische Schritte werden protokolliert, damit nachvollziehbar ist, was wann mit welchem Ergebnis passiert ist. Protokolle enthalten nur die dafür nötigen Angaben.

Verträge

Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen ab und legen die Liste der Unterauftragsverarbeiter bei. Änderungen an dieser Liste teilen wir Ihnen vorher mit.

Was diese Seite nicht ist

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