Abläufe zwischen Programmen
Workflow-Automatisierung: Wiederkehrende Abläufe zwischen Ihren Programmen automatisieren
Worum es geht
In den meisten Betrieben arbeiten gute Programme nebeneinander statt miteinander. Die Rechnung entsteht in der Buchhaltung, das PDF wird von Hand ins Archiv gezogen, der Kunde im CRM wird separat aktualisiert. Aufträge aus dem Webshop werden in die Warenwirtschaft übertragen, Adressänderungen an drei Stellen gepflegt. Jeder dieser Schritte dauert nur Minuten, aber er passiert täglich, und er passiert auch dann, wenn die zuständige Person im Urlaub ist – oder eben nicht.
Workflow-Automatisierung verbindet diese Programme über ihre Schnittstellen. Ein festgelegtes Ereignis löst einen Ablauf aus, der Daten liest, umwandelt, prüft und an das nächste System übergibt. Anders als bei der KI-Automatisierung geht es hier um klare Regeln, nicht um das Verstehen von Freitext.
Was sich für Sie ändert: Daten werden einmal erfasst und stehen überall aktuell zur Verfügung. Fehler durch Abtippen entfallen, und wenn etwas nicht klappt, erfahren Sie es sofort statt beim Monatsabschluss.
Für wen das passt
Unternehmen mit mehreren Fachprogrammen, zwischen denen regelmäßig Daten wandern: Buchhaltung und Archiv, Webshop und Warenwirtschaft, CRM und Postfach, Zeiterfassung und Lohn.
Gemeint ist die Automatisierung von Büro- und Verwaltungsabläufen. Maschinensteuerung, SPS-Programmierung und Industrieautomation gehören nicht zu unserem Angebot.
So funktioniert es
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Auslöser
Ein Ereignis startet den Ablauf: eine neue Rechnung, ein eingegangener Auftrag, eine geänderte Adresse oder ein fester Zeitpunkt.
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Daten holen und umwandeln
Der Workflow liest die Daten aus dem Quellsystem und bringt sie in das Format, das das Zielsystem erwartet – Feld für Feld, mit festen Zuordnungen.
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Prüfen
Pflichtfelder, Dubletten und Plausibilität werden geprüft, bevor etwas geschrieben wird. Ein Vorgang mit unklaren Daten wird angehalten und gemeldet.
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Übergeben und protokollieren
Die Daten landen im Zielsystem. Jeder Lauf wird mit Zeitpunkt, Eingang und Ergebnis protokolliert.
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Fehler behandeln
Schlägt ein Schritt fehl, weil ein System nicht erreichbar ist, wird er wiederholt. Bleibt er hängen, geht eine Meldung an Sie oder an uns.
Anbindung an Ihre Systeme
Wir binden an, was Sie bereits nutzen – ohne Systemwechsel.
- Dokumentenmanagement
- ELO – Archivierung und automatischer Import von Belegen in ELO, Regeln über ELOas und den IndexServer. Umgesetzt u. a. für den Import von Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung.
- ecoDMS – Einrichtung von Server, Client und API-Modul, Benutzer und Rollen, automatische Ablage aus E-Mail-Anhängen und anderen Eingangswegen.
- Microsoft 365
- Microsoft 365 – Postfächer, Kalender, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph – mit eigener App-Registrierung je Zweck und nur den Rechten, die der Ablauf braucht.
- E-Mail-Postfächer – Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ auslesen, sortieren und beantworten lassen. Sie behalten Ihre Adressen; andere Mailserver als Exchange Online prüfen wir vorab.
- Telefonie
- Bestehende Telefonanlage – Anbindung über Rufumleitung oder SIP. Ihre Rufnummern und die interne Weiterleitung an Apparate bleiben erhalten.
- ERP
- lexoffice – Kontakte, Rechnungen und Belege über die lexoffice-Schnittstelle lesen und übertragen – etwa beim Wechsel in ein anderes Programm.
- sevDesk – Übergabe von Belegen und Rechnungsdaten an die Buchhaltung über die sevDesk-Schnittstelle.
- JTL-Wawi – Abgleich von Aufträgen, Artikeln und Beständen zwischen Warenwirtschaft, Webshop und Buchhaltung.
- Diamant (Rechnungswesen) – Übernahme der Belegexporte aus der Finanzbuchhaltung in das Dokumentenmanagement, getrennt nach Mandant und Wirtschaftsjahr.
- Weitere Systeme
- Plancraft – Handwerkersoftware: Übernahme von Kundendaten aus der bisherigen Buchhaltung beim Systemwechsel.
- Schnittstellen (API)
- n8n – Workflow-Plattform für Abläufe zwischen Ihren Programmen – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung und Überwachung.
- REST-Schnittstellen und Datenbanken – Anbindung von Programmen mit dokumentierter API sowie Datenbankzugriffe, wo keine API vorhanden ist. Fehlende Schnittstellen programmieren wir.
Grenzen und Übergabe an den Menschen
Ein Mensch bleibt zuständig. Für jeden Workflow gibt es in Ihrem Team eine verantwortliche Person, die Meldungen erhält und über Ausnahmen entscheidet. Vorgänge, die angehalten wurden, bleiben sichtbar, bis jemand sie klärt. Nichts wird stillschweigend verworfen.
Was sich nicht sinnvoll automatisieren lässt: Abläufe, die sich jede Woche ändern, Vorgänge, die fast nur aus Ausnahmen bestehen, und Programme ohne jede Schnittstelle, deren Daten nur über die Bildschirmoberfläche erreichbar sind. Im letzten Fall prüfen wir, ob sich eine Schnittstelle programmieren lässt, bevor wir zu Behelfslösungen raten.
Ein Workflow ist nur so zuverlässig wie die Systeme, die er verbindet. Ändert ein Hersteller seine Schnittstelle, muss der Ablauf angepasst werden. Das gehört zum Betrieb und ist im Betriebsvertrag geregelt.
Sicherheit und Datenschutz
Jeder Workflow erhält eigene Zugangsdaten mit den Rechten, die er braucht, und nicht mehr. Zugangsdaten liegen verschlüsselt in der Workflow-Plattform, nicht im Ablauf selbst. Schnittstellen, die von außen Daten annehmen, prüfen eine Kennung und sind nicht offen erreichbar.
Die Workflow-Plattform lässt sich auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder bei einem Rechenzentrumsbetreiber in der EU betreiben; welche Variante wir einsetzen, steht in der Projektbeschreibung. Protokolle enthalten nur die Angaben, die für die Fehlersuche nötig sind, und werden nach der vereinbarten Frist gelöscht.
Typischer Projektablauf
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Ablauf aufnehmen
Wir gehen den Ablauf mit der Person durch, die ihn heute erledigt – einschließlich der Ausnahmen, die in keiner Beschreibung stehen.
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Schnittstellen prüfen
Wir klären, welche Schnittstellen die beteiligten Programme bieten, welche Rechte nötig sind und ob Lizenzen fehlen.
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Bauen und testen
Der Workflow entsteht zuerst gegen Testdaten, dann in einem Parallelbetrieb neben dem bisherigen Ablauf. Vorher vereinbaren wir die Abnahmekriterien.
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Inbetriebnahme
Nach der Abnahme übernimmt der Workflow. Sie erhalten eine kurze Dokumentation: was er tut, wer Meldungen erhält, wie man ihn anhält.
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Betrieb
Wir überwachen, aktualisieren und passen an. Reaktionszeiten und Wartungsfenster stehen im Betriebsvertrag, Grundlage sind unsere Vertragsbedingungen für Managed Service.
Passt oft dazu
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Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und DMS automatisieren – mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Betreuung nach dem Go-live.
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Passt das zu Ihrem Ablauf?
In der kostenfreien Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob und wie sich der Aufwand lohnt.