Welche Aufgaben KI und Automatisierung in Ihrem Betrieb übernehmen

Kundenservice: erreichbar bleiben, ohne ständig zu telefonieren

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team nicht kann – abends, bei besetzter Leitung oder immer zuerst. Er beantwortet freigegebene Standardfragen, trägt Termine ein und übergibt alles andere mit Zusammenfassung. Er ist unser empfohlener Einstieg, weil der Nutzen schnell sichtbar ist und die Anbindung überschaubar bleibt.

Für schriftliche Anfragen sortiert KI-Automatisierung das Sammelpostfach und bereitet Antworten zur Freigabe vor. Ein Chat-Assistent für Website und Messenger ist technisch möglich. Sinnvoll ist er, wenn Ihre Kunden diesen Kanal tatsächlich nutzen – das prüfen wir mit Ihnen, bevor Sie investieren.

Wo ein Mensch entscheidet: bei Beschwerden, Notfällen, Preisen und allem, was nicht in der freigegebenen Wissensbasis steht.

Backoffice: Belege, Rechnungen, Ablage

Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Verträge werden aus Postfach und Scanner erfasst, ausgelesen, geprüft und im Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO abgelegt. Die E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD wird direkt aus dem Datensatz gelesen und im Originalformat archiviert.

Wo ein Mensch entscheidet: bei der Freigabe jeder Rechnung vor der Zahlung und bei jedem Beleg, der nicht eindeutig zugeordnet werden kann.

Prozessautomatisierung: Programme, die miteinander sprechen

Workflow-Automatisierung verbindet Buchhaltung, CRM, Webshop, Warenwirtschaft und Archiv nach festen Regeln. Wenn Sie n8n einsetzen oder einsetzen wollen, übernehmen wir als n8n-Agentur Aufbau und Betrieb. Welche Programme wir bereits angebunden haben, steht auf der Seite Integrationen.

Wo ein Mensch entscheidet: bei jedem Vorgang, den der Ablauf wegen unklarer Daten anhält.

KI-Mitarbeiter: was der Begriff bei uns bedeutet

Mit „KI-Mitarbeiter“ meinen wir einen digitalen Assistenten, der eine klar umrissene Aufgabe übernimmt – Anrufe annehmen, Post sortieren, Belege erfassen – und dabei in Ihren Programmen arbeitet. Er hat Regeln, eine Zuständige in Ihrem Team und Grenzen, die schriftlich festgehalten sind. Er ersetzt kein Team, sondern nimmt ihm wiederkehrende Arbeit ab.

Entlastung der Geschäftsführung

In vielen kleinen Unternehmen laufen Wissen und Freigaben über die Geschäftsführung. Ein Assistent, der Fragen aus Ihren Dokumenten mit Quellenangabe beantwortet, und Abläufe, die Freigaben gebündelt vorlegen, verschaffen Ihnen Zeit, ohne Kontrolle abzugeben. Konkrete Beispiele finden Sie unter Anwendungsfälle.