Industrieunternehmen
Eingangsbelege aus der Finanzbuchhaltung automatisch ins ELO-Archiv
Ausgangslage
Herausforderung
Umsetzung
Absicherung
Ergebnis
KI-Mitarbeiter und Prozessautomatisierung aus Mannheim
Wir verbinden Telefon, E-Mail, CRM und Dokumente – ohne Systemwechsel. Routine läuft automatisch, Ausnahmen bleiben unter menschlicher Kontrolle.
Angebunden an Ihre bestehenden Systeme
Das Telefon klingelt, während alle im Gespräch oder unterwegs sind. Ein Teil der Anrufer versucht es nicht noch einmal.
Im Sammelpostfach stehen Statusfragen, Terminwünsche und Rechnungen durcheinander. Wer gerade Zeit hat, sortiert.
Aus der E-Mail ins CRM, aus der Buchhaltung ins Archiv, aus dem Shop in die Warenwirtschaft: abgetippt, und manchmal falsch.
Angebote werden nicht nachgefasst, Belege nicht abgelegt, Rückrufe vergessen – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Tag voll ist.
Freigaben, Rückfragen und Wissen hängen an wenigen Personen. Sind sie nicht da, steht der Ablauf.
Daten werden einmal erfasst und von dort automatisch weitergegeben.
Anfragen sind sofort beim Zuständigen – mit den Angaben, die er für die Antwort braucht.
Jeder Anruf, jede Anfrage und jeder Beleg hat einen festen Weg und einen sichtbaren Status.
Was automatisch läuft und was ein Mensch freigibt, ist festgelegt und protokolliert.
Vier typische Abläufe
So laufen vier wiederkehrende Abläufe ab – und an welcher Stelle ein Mitarbeiter entscheidet.
Eingang
Anfrage geht per Telefon oder E-Mail ein
Verarbeitung
Ergebnis
Anfrage ist beantwortet oder sauber übergeben
Menschliche Kontrolle
Antworten außerhalb der Regeln gehen zur Freigabe an einen Mitarbeiter
Eingang
Eingangsrechnung oder Lieferschein kommt per E-Mail an
Verarbeitung
Ergebnis
Beleg ist geprüft und archiviert
Menschliche Kontrolle
Abweichungen landen in einer Prüfliste für einen Mitarbeiter
Eingang
Neuer oder geänderter Datensatz entsteht in einem System
Verarbeitung
Ergebnis
Alle angebundenen Systeme zeigen denselben Stand
Menschliche Kontrolle
Neue Verknüpfungen gehen erst nach Test und Abnahme live
Eingang
Ein unsicherer oder unklarer Fall wird erkannt
Verarbeitung
Ergebnis
Zuständiger Mitarbeiter entscheidet mit vollem Kontext
Menschliche Kontrolle
Mensch entscheidet; das System lernt keine Regel ohne Freigabe
Telefon und Kundenservice
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen, erfasst Anliegen und übergibt an Ihr Team – angebunden an Kalender und CRM.
E-Mails, Dokumente, Anfragen
KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.
Abläufe zwischen Programmen
Wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und DMS automatisieren – mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Betreuung nach dem Go-live.
Beratung, Umsetzung, Betrieb
n8n-Workflows planen, bauen und betreiben – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung, Überwachung und festem Ansprechpartner aus Mannheim.
Archiv, Posteingang, Belege
Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO: Archiv einrichten, Posteingang automatisch ablegen, an Buchhaltung und ERP anbinden – mit Betreuung danach.
ZUGFeRD und XRechnung
E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren: ZUGFeRD und XRechnung in Buchhaltung und DMS einbinden – mit Plan für die Übergangsfristen.
Kundenservice. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und übergibt an Ihr Team. Im Sammelpostfach sortiert KI Anfragen vor und bereitet Antworten zur Freigabe vor.
Backoffice. Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Verträge landen automatisch im Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO. Die E-Rechnung wird empfangen, geprüft und archiviert, ohne dass jemand abtippt.
Prozessautomatisierung. Workflow-Automatisierung verbindet Buchhaltung, CRM, Webshop und Archiv. Wo Inhalte erst verstanden werden müssen, übernimmt KI-Automatisierung das Lesen und Zuordnen.
Entlastung der Geschäftsführung. Wissen, das heute nur in Köpfen steckt, wird aus Ihren Dokumenten abrufbar. Freigaben kommen gebündelt statt als Unterbrechung. Welche Lösung wofür passt, zeigt die Übersicht Lösungen.
Wir sehen uns einen Ablauf an, der heute Zeit kostet – mit den Menschen, die ihn erledigen.
Sie erfahren, was sich zuerst lohnt, was warten kann und was sich nicht rechnet.
Die Lösung wird an Ihre vorhandenen Programme angebunden, nicht daneben gestellt.
Ein abgegrenzter Pilot mit vereinbarten Abnahmekriterien, zunächst mit Freigabe durch Ihr Team.
Wir betreiben, überwachen und schärfen nach – mit einem festen Ansprechpartner.
Wir binden an, was Sie heute nutzen, statt Ihnen ein neues Programm zu verkaufen. Die vollständige Liste und unser Vorgehen, wenn eine Schnittstelle fehlt, finden Sie auf der Seite Integrationen.
Jede Lösung hat festgelegte Stellen, an denen ein Mensch entscheidet. Zu Beginn sind es viele. Erst wenn ein Schritt über längere Zeit zuverlässig läuft, kann er auf Ihren Wunsch ohne Freigabe laufen.
Der KI-Assistent hat eine Antwort vorbereitet. Eine Preisänderung erfordert Ihre Freigabe.
Jeder Schritt wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.
Industrieunternehmen
Ausgangslage
Herausforderung
Umsetzung
Absicherung
Ergebnis
Handwerksbetrieb
Ausgangslage
Herausforderung
Umsetzung
Absicherung
Ergebnis
Produzierendes Unternehmen
Ausgangslage
Herausforderung
Umsetzung
Absicherung
Ergebnis
Wo Ihre Daten verarbeitet werden, legen wir je Lösung offen, bevor sie startet. Details und Grenzen beschreibt die Seite Datensicherheit.
Wir kommen aus Softwareentwicklung, Schnittstellen und Dokumentenmanagement. KI ist für uns ein Baustein in Ihrer IT, kein eigenes Produkt.
Sie sprechen mit dem Geschäftsführer und seinem Team, nicht mit einem Callcenter. Unser Büro ist in der Augustaanlage 67.
Ihre Programme bleiben. Wir verbinden sie und bauen fehlende Schnittstellen selbst.
Nach dem Start bleiben wir zuständig: Überwachung, Updates, Anpassungen.
Unser Standort
Mannheim steht seit Jahrhunderten für Erfindergeist, Industrie und pragmatische Innovation. Von hier aus entwickeln wir KI-Assistenten und Automatisierungen, die sich in bestehende Systeme integrieren und Unternehmen im Arbeitsalltag messbar entlasten.
Unser Büro liegt in der Augustaanlage 67. Für Unternehmen in Mannheim und der Region Rhein-Neckar sehen wir uns Abläufe gern vor Ort an – mehr dazu unter KI-Automatisierung in Mannheim.
Kostenfreies Gespräch von etwa 30 Minuten. Sie erfahren, ob und wo sich Automatisierung für Sie lohnt.
Ein Ablauf, ein festes Angebot, vorher vereinbarte Abnahmekriterien.
Der Pilot wird an den vereinbarten Kriterien gemessen. Erst dann entscheiden Sie über den Regelbetrieb.
Wir übernehmen Betrieb und Pflege nach Betriebsvertrag. Weitere Abläufe folgen Schritt für Schritt.
Das hängt vom Ablauf ab, nicht von der Technik. Eine Rufumleitung auf einen Telefonassistenten ist etwas anderes als die Anbindung eines Archivs an die Buchhaltung. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Nach der kostenfreien Potenzialanalyse erhalten Sie ein schriftliches Angebot für einen klar abgegrenzten Pilot. Laufende Kosten für Betrieb und Fremddienste stehen getrennt darin, damit Sie beides vergleichen können.
Nein. Wir binden an, was Sie heute nutzen: Postfach, Telefonanlage, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat und auch keine gebaut werden kann. Das sagen wir Ihnen dann vorher.
Sie nimmt Routine ab: immer gleiche Fragen, Abtippen, Sortieren, Nachfassen. Entscheidungen, Beratung und schwierige Gespräche bleiben bei Ihrem Team. Wir planen jede Lösung so, dass klar ist, welche Fälle automatisch laufen und welche bei einem Menschen landen.
Das hängt von der Lösung ab, und wir legen es je Projekt offen. Workflows und Dokumentenarchive lassen sich auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder bei einem Rechenzentrumsbetreiber in der EU betreiben. Bei Sprach- und KI-Diensten verarbeitet der jeweilige Anbieter die Daten; Anbieter, Region und Speicherdauer stehen vor dem Start in der Projektbeschreibung.
Wir. Überwachung, Updates, Anpassungen und Fehlerbehebung vereinbaren wir in einem Betriebsvertrag mit festen Ansprechpartnern. Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung. Wenn Sie den Betrieb lieber selbst übernehmen, erhalten Sie eine Dokumentation und eine Einweisung.
Ein Gespräch von etwa 30 Minuten, per Telefon, Video oder bei Ihnen vor Ort in der Region. Sie schildern einen Ablauf, der heute Zeit kostet. Wir fragen nach den beteiligten Programmen, Mengen und Ausnahmen. Am Ende wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt, welcher erste Schritt sinnvoll ist und was er ungefähr umfasst. Es entsteht keine Verpflichtung.
In der kostenfreien Potenzialanalyse sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt. Oder rufen Sie uns an: 0621 49088100.