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Kostenfreie Potenzialanalyse 0621 49088100

KI-Mitarbeiter und Prozessautomatisierung aus Mannheim

KI-Automatisierung für Ihre bestehenden Systeme

Wir verbinden Telefon, E-Mail, CRM und Dokumente – ohne Systemwechsel. Routine läuft automatisch, Ausnahmen bleiben unter menschlicher Kontrolle.

Kostenfreie Potenzialanalyse Anwendungsfälle ansehen
  • Inhabergeführt aus Mannheim
  • Anbindung statt Systemwechsel

Wo im Alltag Zeit verloren geht

  • Anrufe, die niemand annimmt

    Das Telefon klingelt, während alle im Gespräch oder unterwegs sind. Ein Teil der Anrufer versucht es nicht noch einmal.

  • Dieselben E-Mails, jeden Tag

    Im Sammelpostfach stehen Statusfragen, Terminwünsche und Rechnungen durcheinander. Wer gerade Zeit hat, sortiert.

  • Daten, die von Hand wandern

    Aus der E-Mail ins CRM, aus der Buchhaltung ins Archiv, aus dem Shop in die Warenwirtschaft: abgetippt, und manchmal falsch.

  • Vorgänge, die liegen bleiben

    Angebote werden nicht nachgefasst, Belege nicht abgelegt, Rückrufe vergessen – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Tag voll ist.

  • Alles läuft über die Chefin oder den Chef

    Freigaben, Rückfragen und Wissen hängen an wenigen Personen. Sind sie nicht da, steht der Ablauf.

Was sich ändert, wenn Abläufe verbunden sind

  • Weniger Handarbeit

    Daten werden einmal erfasst und von dort automatisch weitergegeben.

  • Schnellere Antworten

    Anfragen sind sofort beim Zuständigen – mit den Angaben, die er für die Antwort braucht.

  • Weniger geht verloren

    Jeder Anruf, jede Anfrage und jeder Beleg hat einen festen Weg und einen sichtbaren Status.

  • Nachvollziehbare Freigaben

    Was automatisch läuft und was ein Mensch freigibt, ist festgelegt und protokolliert.

So funktioniert es

Vom Eingang zur Erledigung: Regelfall automatisch, Ausnahme beim Menschen Ein Eingang per Anruf, E-Mail oder Formular geht an den KI-Assistenten. Er erfasst, prüft und ordnet zu. Regelfälle werden nach Ihren Regeln automatisch erledigt, Ausnahmen gehen an einen Menschen, der prüft und entscheidet. Beides wird im System dokumentiert. Eingang Anruf · E-Mail · Formular KI-Assistent erfasst · prüft · ordnet zu Regelfall automatisch erledigt, nach Ihren Regeln Ausnahme Mensch prüft und entscheidet Im System dokumentiert CRM · ERP · DMS
Vom Eingang zur Erledigung: Regelfälle laufen automatisch, Ausnahmen entscheidet ein Mensch.

Unsere Leistungen

  • Telefon und Kundenservice

    KI-Telefonassistent

    Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen, erfasst Anliegen und übergibt an Ihr Team – angebunden an Kalender und CRM.

  • E-Mails, Dokumente, Anfragen

    KI-Automatisierung

    KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.

  • Abläufe zwischen Programmen

    Workflow-Automatisierung

    Wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und DMS automatisieren – mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Betreuung nach dem Go-live.

  • Beratung, Umsetzung, Betrieb

    n8n-Agentur

    n8n-Workflows planen, bauen und betreiben – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung, Überwachung und festem Ansprechpartner aus Mannheim.

  • Archiv, Posteingang, Belege

    Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO

    Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO: Archiv einrichten, Posteingang automatisch ablegen, an Buchhaltung und ERP anbinden – mit Betreuung danach.

  • ZUGFeRD und XRechnung

    E-Rechnung

    E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren: ZUGFeRD und XRechnung in Buchhaltung und DMS einbinden – mit Plan für die Übergangsfristen.

Vier Bereiche, in denen wir Sie entlasten

Kundenservice. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und übergibt an Ihr Team. Im Sammelpostfach sortiert KI Anfragen vor und bereitet Antworten zur Freigabe vor.

Backoffice. Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Verträge landen automatisch im Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO. Die E-Rechnung wird empfangen, geprüft und archiviert, ohne dass jemand abtippt.

Prozessautomatisierung. Workflow-Automatisierung verbindet Buchhaltung, CRM, Webshop und Archiv. Wo Inhalte erst verstanden werden müssen, übernimmt KI-Automatisierung das Lesen und Zuordnen.

Entlastung der Geschäftsführung. Wissen, das heute nur in Köpfen steckt, wird aus Ihren Dokumenten abrufbar. Freigaben kommen gebündelt statt als Unterbrechung. Welche Lösung wofür passt, zeigt die Übersicht Lösungen.

So gehen wir vor

  1. Verstehen

    Wir sehen uns einen Ablauf an, der heute Zeit kostet – mit den Menschen, die ihn erledigen.

  2. Priorisieren

    Sie erfahren, was sich zuerst lohnt, was warten kann und was sich nicht rechnet.

  3. Integrieren

    Die Lösung wird an Ihre vorhandenen Programme angebunden, nicht daneben gestellt.

  4. Kontrolliert starten

    Ein abgegrenzter Pilot mit vereinbarten Abnahmekriterien, zunächst mit Freigabe durch Ihr Team.

  5. Verbessern

    Wir betreiben, überwachen und schärfen nach – mit einem festen Ansprechpartner.

Vorgehen in fünf Schritten Verstehen, Priorisieren, Integrieren, Kontrolliert starten, Verbessern. Aus dem Verbessern ergeben sich die nächsten Prioritäten. 1 Verstehen Abläufe, Systeme und Engpässe aufnehmen 2 Priorisieren Den Fall mit dem klarsten Nutzen wählen 3 Integrieren An vorhandene Systeme anbinden 4 Kontrolliert starten Pilot mit Freigaben und Abnahmekriterien 5 Verbessern Betreiben, messen, nachschärfen
Vom Ablauf zur laufenden Lösung in fünf Schritten

Systeme, die wir anbinden

Dokumentenmanagement
ELO – Archivierung und automatischer Import von Belegen in ELO, Regeln über ELOas und den IndexServer. Umgesetzt u. a. für den Import von Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung.
ecoDMS – Einrichtung von Server, Client und API-Modul, Benutzer und Rollen, automatische Ablage aus E-Mail-Anhängen und anderen Eingangswegen.
Microsoft 365
Microsoft 365 – Postfächer, Kalender, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph – mit eigener App-Registrierung je Zweck und nur den Rechten, die der Ablauf braucht.
E-Mail
E-Mail-Postfächer – Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ auslesen, sortieren und beantworten lassen. Sie behalten Ihre Adressen; andere Mailserver als Exchange Online prüfen wir vorab.
Telefonie
Bestehende Telefonanlage – Anbindung über Rufumleitung oder SIP. Ihre Rufnummern und die interne Weiterleitung an Apparate bleiben erhalten.
ERP
lexoffice – Kontakte, Rechnungen und Belege über die lexoffice-Schnittstelle lesen und übertragen – etwa beim Wechsel in ein anderes Programm.
sevDesk – Übergabe von Belegen und Rechnungsdaten an die Buchhaltung über die sevDesk-Schnittstelle.
JTL-Wawi – Abgleich von Aufträgen, Artikeln und Beständen zwischen Warenwirtschaft, Webshop und Buchhaltung.
Diamant (Rechnungswesen) – Übernahme der Belegexporte aus der Finanzbuchhaltung in das Dokumentenmanagement, getrennt nach Mandant und Wirtschaftsjahr.
Weitere Systeme
Plancraft – Handwerkersoftware: Übernahme von Kundendaten aus der bisherigen Buchhaltung beim Systemwechsel.
Schnittstellen (API)
n8n – Workflow-Plattform für Abläufe zwischen Ihren Programmen – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung und Überwachung.
REST-Schnittstellen und Datenbanken – Anbindung von Programmen mit dokumentierter API sowie Datenbankzugriffe, wo keine API vorhanden ist. Fehlende Schnittstellen programmieren wir.
Anbindung statt Systemwechsel In der Mitte steht Ihr Prozess mit dem KI-Assistenten. Er ist an die vorhandenen Systeme angebunden: Microsoft 365, CRM, ERP, Dokumentenmanagement, Telefonie sowie E-Mail und Schnittstellen. Ihr Prozess + KI-Assistent Microsoft 365 CRM ERP DMS Telefonie E-Mail & APIs

Wir binden an, was Sie heute nutzen, statt Ihnen ein neues Programm zu verkaufen. Die vollständige Liste und unser Vorgehen, wenn eine Schnittstelle fehlt, finden Sie auf der Seite Integrationen.

Ihr Team behält die Kontrolle

Jede Lösung hat festgelegte Stellen, an denen ein Mensch entscheidet. Zu Beginn sind es viele. Erst wenn ein Schritt über längere Zeit zuverlässig läuft, kann er auf Ihren Wunsch ohne Freigabe laufen.

  • Automatisch läuft nur, was eindeutig erkannt und geprüft ist.
  • Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, nicht im Zielsystem.
  • Antworten an Kunden, Zahlungen und Löschungen brauchen eine Freigabe.
  • Bei Notfällen und Beschwerden wird sofort an einen Menschen übergeben.
  • Jeder automatische Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar.
Beispiel: Freigabe einer Kundenantwort
Neue Kundenanfrage Freigabe erforderlich

Der KI-Assistent hat eine Antwort vorbereitet. Eine Preisänderung erfordert Ihre Freigabe.

  1. Kontakt im CRM erkannt
  2. Kundendaten geprüft
  3. Antwortentwurf erstellt
  4. Preisänderung markiert
Freigeben Bearbeiten Ablehnen

Jeder Schritt wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.

  • · Entwurf durch KI-Assistent erstellt
Viktor und zwei Mitglieder des InsideDynamic-Teams besprechen gemeinsam einen Automatisierungsprozess.

Persönlich begleitet. Technisch umgesetzt.

Von der Potenzialanalyse bis zum laufenden Betrieb arbeiten Sie mit einem festen Ansprechpartner aus Mannheim. Wir integrieren Automatisierung und KI in Ihre bestehende Systemlandschaft und entwickeln die Lösung gemeinsam mit Ihrem Team weiter.

  • Fester Ansprechpartner
  • Einführung ohne Systemwechsel
  • Betrieb und Weiterentwicklung

Unser Team kennenlernen

Aus unseren Projekten

Industrieunternehmen

Eingangsbelege aus der Finanzbuchhaltung automatisch ins ELO-Archiv

Ausgangslage
Die Exporte lagen in einem Verzeichnis auf dem Server. Für andere Belegarten gab es bereits Importregeln im ELO-Automationsdienst, für diese Belege noch nicht.
Herausforderung
Zu jeder Eingangsrechnung erzeugt die Finanzbuchhaltung eine PDF-Datei und einen Datensatz. Beides sollte ohne Handarbeit im ELO-Archiv landen: im richtigen Mandanten, im richtigen Wirtschaftsjahr und in der Maske für Eingangsbelege.
Umsetzung
Wir haben eine Regel für den ELO-Automationsdienst (ELOas) geschrieben, die sich an den vorhandenen Produktionsregeln des Kunden orientiert. Sie übernimmt nur vollständige Paare aus Datensatz und PDF, liest Mandant und Wirtschaftsjahr aus dem Datensatz, bestimmt daraus den Ablageort und archiviert den Beleg über den IndexServer. Vor dem Produktivbetrieb liefen eine Vorschau- und eine Testfassung gegen Testdaten.
Systeme
ELO, ELOas, Software für das Rechnungswesen
Absicherung
Fehlerhafte Datensätze und unbekannte Mandanten landen in einem eigenen Fehlerordner, nicht im Archiv. Ist der Archivserver vorübergehend nicht erreichbar, bleibt das Paar liegen und wird beim nächsten Lauf erneut verarbeitet. Erfolgreich verarbeitete Dateien werden für eine festgelegte Zeit aufbewahrt.
Ergebnis
Die Eingangsbelege werden ohne Handarbeit archiviert und sind im ELO nach Mandant und Wirtschaftsjahr auffindbar. Unvollständige oder fehlerhafte Datensätze fallen im Fehlerordner auf und werden gezielt geklärt, statt unbemerkt zu fehlen.
Zeitraum
2026

Handwerksbetrieb

Kundendaten von lexoffice nach Plancraft übertragen

Ausgangslage
Mehrere Dutzend Kontakte in lexoffice, teils mit mehreren E-Mail-Adressen, Ansprechpartnern und Anmerkungen. Das neue Programm erwartet einen Import in einem festen Spaltenformat.
Herausforderung
Der Betrieb stellte seine Auftragsabwicklung auf eine Handwerkersoftware um. Die Kundendaten aus der bisherigen Buchhaltung sollten vollständig mitkommen, ohne dass jemand sie einzeln abtippt.
Umsetzung
Wir haben die Kontakte über die lexoffice-Schnittstelle ausgelesen und in das Importformat von Plancraft übertragen, Spalte für Spalte nach der Vorlage des Herstellers. Mehrere E-Mail-Adressen wurden nach Wichtigkeit sortiert; Angaben ohne passendes Feld wurden lesbar in die Beschreibung übernommen.
Systeme
lexoffice, Plancraft
Absicherung
Die Importdatei wurde vor der Übernahme geprüft; die Originaldaten in lexoffice blieben unverändert.
Ergebnis
Alle Kontakte liegen im neuen Programm vor, einschließlich Ansprechpartnern und Anmerkungen. Niemand musste Kundendaten von Hand erfassen, und die Originaldaten in lexoffice blieben unverändert.
Zeitraum
2026

Produzierendes Unternehmen

Automatischen Datenabruf für ein Produktionswerk wieder zuverlässig gemacht

Ausgangslage
Das Skript wertete eine Fehlermeldung der Schnittstelle als „keine Daten“ und beendete sich ohne Fehler. Stand genau ein Datensatz an, brach die Schnittstelle ab. Der Status „heruntergeladen“ wurde gesetzt, bevor die Datei geschrieben war.
Herausforderung
Ein geplanter Task im Werk holt Dateien über eine Web-Schnittstelle ab und legt sie auf einer Netzwerkfreigabe ab, von der ein nachgelagertes System sie übernimmt. Der Abruf lieferte zeitweise nichts, ohne dass jemand es bemerkte.
Umsetzung
Wir haben die Ursachen analysiert und das Skript auf der Seite des Werks korrigiert, ohne die Schnittstelle zu verändern: Antworten werden einheitlich verarbeitet, einzelne Datensätze über einen eigenen Abruf geholt, und der Status wird erst nach erfolgreich geschriebener Datei gesetzt. Ein Testmodus holt und schreibt Dateien, ohne den Status zu ändern.
Systeme
PowerShell, REST-Schnittstelle, Windows-Aufgabenplanung, Netzwerkfreigabe
Absicherung
Fehler werden nicht mehr verschluckt, sondern protokolliert. Kein Datensatz kann als abgeholt gelten, solange die Datei nicht auf der Freigabe liegt.
Ergebnis
Der Abruf meldet Fehler sichtbar, statt sie zu verbergen, und markiert nur Dateien als erledigt, die tatsächlich auf der Freigabe liegen. Fehlende Abrufe bleiben damit nicht mehr unbemerkt.
Zeitraum
2026

Datenschutz und Datensicherheit

Wo Ihre Daten verarbeitet werden, legen wir je Lösung offen, bevor sie startet. Details und Grenzen beschreibt die Seite Datensicherheit.

  • Workflows und Archive lassen sich auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einem Rechenzentrum in der EU betreiben.
  • Beteiligte Cloud-Dienste, etwa für Sprache, werden mit Anbieter und Region benannt.
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Liste der Unterauftragsverarbeiter.
  • Zugriffe nur mit den Rechten, die ein Ablauf braucht.
  • Speicherdauer und Löschung werden je Lösung festgelegt.

Warum InsideDynamic

  • Integration ist unser Handwerk

    Wir kommen aus Softwareentwicklung, Schnittstellen und Dokumentenmanagement. KI ist für uns ein Baustein in Ihrer IT, kein eigenes Produkt.

  • Inhabergeführt, in Mannheim

    Sie sprechen mit dem Geschäftsführer und seinem Team, nicht mit einem Callcenter. Unser Büro ist in der Augustaanlage 67.

  • Anbindung statt Systemwechsel

    Ihre Programme bleiben. Wir verbinden sie und bauen fehlende Schnittstellen selbst.

  • Umsetzung und Betrieb

    Nach dem Start bleiben wir zuständig: Überwachung, Updates, Anpassungen.

Unser Standort

In Mannheim entwickelt. Für den Mittelstand umgesetzt.

Mannheim steht seit Jahrhunderten für Erfindergeist, Industrie und pragmatische Innovation. Von hier aus entwickeln wir KI-Assistenten und Automatisierungen, die sich in bestehende Systeme integrieren und Unternehmen im Arbeitsalltag messbar entlasten.

Unser Büro liegt in der Augustaanlage 67. Für Unternehmen in Mannheim und der Region Rhein-Neckar sehen wir uns Abläufe gern vor Ort an – mehr dazu unter KI-Automatisierung in Mannheim.

InsideDynamic kennenlernen

Viktor Nikolayev bespricht mit zwei Kollegen einen Ablaufplan am Besprechungstisch
Der Mannheimer Wasserturm am Friedrichsplatz mit Wasserbecken und Parkanlage im Abendlicht
Foto: JamesQube, Pixabay · Bildnachweise

So arbeiten wir zusammen

  1. Potenzialanalyse

    Kostenfreies Gespräch von etwa 30 Minuten. Sie erfahren, ob und wo sich Automatisierung für Sie lohnt.

  2. Abgegrenzter Pilot

    Ein Ablauf, ein festes Angebot, vorher vereinbarte Abnahmekriterien.

  3. Abnahme

    Der Pilot wird an den vereinbarten Kriterien gemessen. Erst dann entscheiden Sie über den Regelbetrieb.

  4. Regelbetrieb und Betreuung

    Wir übernehmen Betrieb und Pflege nach Betriebsvertrag. Weitere Abläufe folgen Schritt für Schritt.

Häufige Fragen

Was kostet ein Automatisierungs- oder KI-Projekt?

Das hängt vom Ablauf ab, nicht von der Technik. Eine Rufumleitung auf einen Telefonassistenten ist etwas anderes als die Anbindung eines Archivs an die Buchhaltung. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Nach der kostenfreien Potenzialanalyse erhalten Sie ein schriftliches Angebot für einen klar abgegrenzten Pilot. Laufende Kosten für Betrieb und Fremddienste stehen getrennt darin, damit Sie beides vergleichen können.

Müssen wir dafür unsere Software wechseln?

Nein. Wir binden an, was Sie heute nutzen: Postfach, Telefonanlage, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat und auch keine gebaut werden kann. Das sagen wir Ihnen dann vorher.

Nimmt KI unseren Mitarbeitern Arbeit weg?

Sie nimmt Routine ab: immer gleiche Fragen, Abtippen, Sortieren, Nachfassen. Entscheidungen, Beratung und schwierige Gespräche bleiben bei Ihrem Team. Wir planen jede Lösung so, dass klar ist, welche Fälle automatisch laufen und welche bei einem Menschen landen.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Das hängt von der Lösung ab, und wir legen es je Projekt offen. Workflows und Dokumentenarchive lassen sich auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder bei einem Rechenzentrumsbetreiber in der EU betreiben. Bei Sprach- und KI-Diensten verarbeitet der jeweilige Anbieter die Daten; Anbieter, Region und Speicherdauer stehen vor dem Start in der Projektbeschreibung.

Wer betreut die Lösung nach dem Start?

Wir. Überwachung, Updates, Anpassungen und Fehlerbehebung vereinbaren wir in einem Betriebsvertrag mit festen Ansprechpartnern. Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung. Wenn Sie den Betrieb lieber selbst übernehmen, erhalten Sie eine Dokumentation und eine Einweisung.

Wie läuft die kostenfreie Potenzialanalyse ab?

Ein Gespräch von etwa 30 Minuten, per Telefon, Video oder bei Ihnen vor Ort in der Region. Sie schildern einen Ablauf, der heute Zeit kostet. Wir fragen nach den beteiligten Programmen, Mengen und Ausnahmen. Am Ende wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt, welcher erste Schritt sinnvoll ist und was er ungefähr umfasst. Es entsteht keine Verpflichtung.

Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit?

In der kostenfreien Potenzialanalyse sehen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt. Oder rufen Sie uns an: 0621 49088100.

Kostenfreie Potenzialanalyse 0621 49088100