E-Mails, Dokumente, Anfragen
KI-Automatisierung: Anfragen, E-Mails und Dokumente automatisch bearbeiten
Worum es geht
Viele Aufgaben im Büro lassen sich nicht mit einer einfachen Regel automatisieren, weil sie mit Lesen beginnen. Eine Kundenmail ist frei formuliert, ein Lieferschein ist eingescannt, eine Anfrage steckt im Fließtext eines Formulars. Also liest ein Mensch, entscheidet, wohin der Vorgang gehört, und tippt die wichtigsten Angaben in das nächste Programm. Das kostet Zeit, und es passieren Übertragungsfehler, gerade bei hohem Aufkommen.
KI-Automatisierung übernimmt diesen Lese- und Sortierschritt. Ein Sprachmodell erkennt, worum es in einer E-Mail oder einem Dokument geht, zieht die benötigten Angaben heraus und schlägt vor, was damit passiert. Das Ergebnis wird geprüft und in Ihre Systeme übertragen: in das CRM, die Buchhaltung, das Dokumentenmanagement oder als Antwortentwurf zurück ins Postfach.
Was sich für Sie ändert: Vorgänge sind schneller beim richtigen Kollegen, weniger Daten werden von Hand übertragen, und jeder automatische Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar.
Für wen das passt
Unternehmen, bei denen täglich viele gleichartige, aber unterschiedlich formulierte Eingänge anfallen: Sammelpostfächer im Service, Auftragseingang per E-Mail, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen, Schadensmeldungen.
Voraussetzung ist ein Ablauf, der heute schon funktioniert und dessen Regeln sich beschreiben lassen. KI macht einen unklaren Ablauf nicht klarer. Wo die Regeln fehlen, klären wir sie zuerst mit Ihnen.
So funktioniert es
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Eingang erkennen
E-Mails, Anhänge, gescannte Dokumente oder Formulareingaben werden aus den vorhandenen Kanälen abgeholt – aus Ihrem Postfach, Ihrem Scanner-Ordner oder über eine Schnittstelle.
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Inhalt verstehen
Ein Sprachmodell ordnet den Eingang einer Kategorie zu und zieht die benötigten Angaben heraus, etwa Kundennummer, Auftragsnummer, Betrag oder Liefertermin.
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Prüfen
Die Angaben werden gegen Ihre Stammdaten abgeglichen. Ergebnisse, bei denen das Modell unsicher ist oder Pflichtangaben fehlen, gehen in eine Prüfliste statt weiter.
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Übertragen
Geprüfte Daten werden in Ihre Systeme geschrieben: Vorgang im CRM, Beleg im Archiv, Aufgabe beim Zuständigen. Die Verbindung übernimmt ein Workflow, siehe Workflow-Automatisierung.
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Antworten vorbereiten
Wo gewünscht, entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren Textbausteinen. Er geht erst nach Freigabe oder nach einer zweiten automatischen Prüfung hinaus.
Anbindung an Ihre Systeme
Wir binden an, was Sie bereits nutzen – ohne Systemwechsel.
- Dokumentenmanagement
- ELO – Archivierung und automatischer Import von Belegen in ELO, Regeln über ELOas und den IndexServer. Umgesetzt u. a. für den Import von Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung.
- ecoDMS – Einrichtung von Server, Client und API-Modul, Benutzer und Rollen, automatische Ablage aus E-Mail-Anhängen und anderen Eingangswegen.
- Microsoft 365
- Microsoft 365 – Postfächer, Kalender, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph – mit eigener App-Registrierung je Zweck und nur den Rechten, die der Ablauf braucht.
- E-Mail-Postfächer – Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ auslesen, sortieren und beantworten lassen. Sie behalten Ihre Adressen; andere Mailserver als Exchange Online prüfen wir vorab.
- Telefonie
- Bestehende Telefonanlage – Anbindung über Rufumleitung oder SIP. Ihre Rufnummern und die interne Weiterleitung an Apparate bleiben erhalten.
- ERP
- lexoffice – Kontakte, Rechnungen und Belege über die lexoffice-Schnittstelle lesen und übertragen – etwa beim Wechsel in ein anderes Programm.
- sevDesk – Übergabe von Belegen und Rechnungsdaten an die Buchhaltung über die sevDesk-Schnittstelle.
- JTL-Wawi – Abgleich von Aufträgen, Artikeln und Beständen zwischen Warenwirtschaft, Webshop und Buchhaltung.
- Diamant (Rechnungswesen) – Übernahme der Belegexporte aus der Finanzbuchhaltung in das Dokumentenmanagement, getrennt nach Mandant und Wirtschaftsjahr.
- Weitere Systeme
- Plancraft – Handwerkersoftware: Übernahme von Kundendaten aus der bisherigen Buchhaltung beim Systemwechsel.
- Schnittstellen (API)
- n8n – Workflow-Plattform für Abläufe zwischen Ihren Programmen – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung und Überwachung.
- REST-Schnittstellen und Datenbanken – Anbindung von Programmen mit dokumentierter API sowie Datenbankzugriffe, wo keine API vorhanden ist. Fehlende Schnittstellen programmieren wir.
Grenzen und Übergabe an den Menschen
Menschen entscheiden, KI bereitet vor. In jedem Ablauf legen wir fest, welche Schritte automatisch laufen dürfen und wo ein Mensch freigibt. Zu Beginn gibt Ihr Team fast alles frei. Erst wenn eine Kategorie über längere Zeit zuverlässig richtig erkannt wird, kann sie auf Ihren Wunsch ohne Freigabe laufen. Jede automatische Entscheidung ist protokolliert und lässt sich zurückverfolgen.
Wo die Grenzen liegen: Sprachmodelle können sich irren, auch wenn sie sicher klingen. Deshalb lassen wir sie keine Zahlungen auslösen, keine Verträge ändern und keine Kundenkommunikation ohne Prüfung verschicken. Wer Inhalte vollständig versteht und Verantwortung trägt, bleibt Ihr Team.
Viele Abläufe brauchen gar keine KI. Wenn ein Ablauf mit festen Regeln zuverlässig lösbar ist, bauen wir ihn ohne Sprachmodell – das ist günstiger und leichter zu prüfen. Für Abläufe mit n8n finden Sie Details auf der Seite n8n-Agentur.
Sicherheit und Datenschutz
Welche Daten ein Sprachmodell zu sehen bekommt, legen wir je Ablauf fest und beschränken sie auf das Nötige. Namen, Bankverbindungen oder Gesundheitsdaten werden nur übergeben, wenn die Aufgabe es erfordert.
Wir nutzen je nach Aufgabe Sprachmodelle verschiedener Anbieter. Welcher Dienst in Ihrem Ablauf arbeitet und in welcher Region er Daten verarbeitet, steht vor dem Start in der Projektbeschreibung; den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit Ihnen ab. Wo die Anforderungen es verlangen, lassen sich Textaufgaben auch mit Modellen auf eigener Infrastruktur bearbeiten. Das hat Grenzen bei Qualität und Geschwindigkeit, die wir vorher mit Ihren Beispielen testen.
Protokolle enthalten nur, was für die Nachvollziehbarkeit nötig ist, und werden nach der vereinbarten Frist gelöscht. Mehr dazu auf der Seite Datensicherheit.
Typischer Projektablauf
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Potenzialanalyse
Wir wählen mit Ihnen einen Ablauf aus, der häufig vorkommt und klar abgrenzbar ist, und schätzen Aufwand und Nutzen mit Ihren Zahlen.
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Beispiele sammeln
Sie stellen uns echte, auf Wunsch geschwärzte Beispiele zur Verfügung. Daran legen wir Kategorien, Pflichtangaben und Prüfregeln fest.
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Pilot im Freigabemodus
Der Ablauf läuft parallel zu Ihrer bisherigen Arbeit. Ihr Team gibt jedes Ergebnis frei und markiert Fehler. Vorher vereinbaren wir Abnahmekriterien.
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Schrittweise Übergabe
Kategorien, die die Abnahmekriterien erfüllen, gehen in den Regelbetrieb. Die übrigen bleiben in der Freigabe oder werden nachgeschärft.
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Betrieb und Kontrolle
Wir überwachen Fehlerquoten und Prüflisten, passen Regeln an und melden, wenn sich Eingänge so verändern, dass die Erkennung nachlässt.
Passt oft dazu
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KI-Automatisierung
KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.
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KI-Automatisierung
KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.
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KI-Automatisierung
KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.
Passt das zu Ihrem Ablauf?
In der kostenfreien Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob und wie sich der Aufwand lohnt.