Anwendungsfälle nach Abteilung
Anwendungsfälle: Was sich in Ihrem Alltag automatisieren lässt
Telefon, Posteingang, Rechnungen, Anfragen und Datenpflege: Jeder Fall zeigt die Ausgangslage, den automatisierten Ablauf, die beteiligten Systeme und die Stelle, an der Ihr Team entscheidet.
Anwendungsfälle
11 von 11 Anwendungsfällen
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Anrufe annehmen, während alle auf der Baustelle sind
- Ausgangslage
- Tagsüber sind Meister und Monteure beim Kunden, im Büro sitzt höchstens eine Person. Anrufe laufen auf den Anrufbeantworter, Rückrufe kommen oft erst am Abend. Neue Interessenten rufen in der Zwischenzeit beim nächsten Betrieb an.
- Lösung
- Nimmt im Büro niemand ab, übernimmt der KI-Telefonassistent. Er fragt nach Anliegen, Adresse, Dringlichkeit und Rückrufzeit und schickt die Zusammenfassung per E-Mail ins Büro. Bestandskunden mit Störungsmeldung erkennt er an der Nummer und markiert sie als dringend.
- Hier entscheidet der Mensch
- Notfälle und Reklamationen werden sofort auf das Bereitschaftshandy durchgestellt. Angebote und Preise nennt der Assistent nicht; das bleibt beim Meister.
- Systeme
- Bestehende Telefonanlage, E-Mail-Postfach, Kalender
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Terminanfragen am Telefon direkt in den Kalender
- Ausgangslage
- Ein großer Teil der Anrufe sind Terminwünsche, Verschiebungen und Absagen. Am Empfang wird telefoniert, während Kunden vor dem Tresen warten.
- Lösung
- Der Assistent bietet freie Zeiten nach Ihren Regeln an, trägt Termine ein, verschiebt oder storniert sie und bestätigt per E-Mail. Alles andere – Befunde, Beschwerden, Rückfragen – notiert er als Rückrufwunsch.
- Hier entscheidet der Mensch
- Termine außerhalb der Regeln, etwa Doppelbuchungen oder besonders lange Termine, gehen als Anfrage an Ihr Team und werden erst nach Freigabe fest eingetragen.
- Systeme
- Bestehende Telefonanlage, Microsoft 365 Kalender, E-Mail
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Schadensmeldungen von Mietern vollständig erfassen
- Ausgangslage
- Mieter melden Schäden telefonisch, oft ohne Objektadresse, Wohnungsnummer oder Foto. Die Verwaltung telefoniert hinterher, bevor ein Handwerker beauftragt werden kann.
- Lösung
- Der Telefonassistent fragt Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Erreichbarkeit strukturiert ab und legt daraus einen Vorgang an. Auf Wunsch erhält der Mieter per E-Mail einen Link, über den er Fotos nachreichen kann.
- Hier entscheidet der Mensch
- Wasserschäden, Heizungsausfall im Winter und andere Notfälle werden sofort an die Bereitschaft durchgestellt. Die Beauftragung eines Handwerkers bleibt bei der Verwaltung.
- Systeme
- Bestehende Telefonanlage, E-Mail-Postfach, Verwaltungssoftware mit Schnittstelle
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Sammelpostfach sortieren und Antworten vorbereiten
- Ausgangslage
- Im Postfach info@ landen Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung durcheinander. Wer gerade Zeit hat, sortiert. Wichtige Anfragen bleiben zwischen Routinemails liegen.
- Lösung
- Die KI ordnet jede E-Mail einer Kategorie und einem Zuständigen zu, legt Anhänge im richtigen Ordner ab und schreibt zu wiederkehrenden Fragen einen Antwortentwurf aus Ihren Textbausteinen.
- Hier entscheidet der Mensch
- Antwortentwürfe gehen erst nach Freigabe hinaus. Unsichere Zuordnungen landen in einer Prüfliste. Erst wenn sich eine Kategorie über Wochen als zuverlässig erweist, kann sie auf Wunsch automatisch beantwortet werden.
- Systeme
- Microsoft 365, Dokumentenmanagement, CRM mit Schnittstelle
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Eingangsrechnungen aus dem Postfach erfassen und vorbereiten
- Ausgangslage
- Rechnungen kommen als PDF, als XRechnung und auf Papier. Jemand druckt, tippt Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant ab, legt ab und sucht die Rechnung später wieder.
- Lösung
- Rechnungen aus dem Postfach und vom Scanner werden automatisch erkannt. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt ausgelesen, PDFs per Texterkennung. Die Daten werden gegen Ihre Lieferantenstammdaten geprüft, die Rechnung wird archiviert und zur Freigabe an die zuständige Person gegeben.
- Hier entscheidet der Mensch
- Jede Rechnung wird vor der Zahlung von einem Menschen freigegeben. Abweichungen – unbekannter Lieferant, geänderte Bankverbindung, Betrag über einer Grenze – werden ausdrücklich markiert.
- Systeme
- E-Mail-Postfach, ecoDMS oder ELO, lexoffice, sevDesk oder andere Buchhaltung
KI-Automatisierung · Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO · E-Rechnung
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Anfragen aus Formular und E-Mail ins CRM übernehmen
- Ausgangslage
- Anfragen kommen über das Kontaktformular, per E-Mail und am Telefon. Übertragen ins CRM wird nur, was jemand abtippt. Nachfassen hängt davon ab, wer sich erinnert.
- Lösung
- Jede Anfrage wird als Kontakt und Vorgang im CRM angelegt, Dubletten werden erkannt. Die KI fasst das Anliegen zusammen und schlägt den nächsten Schritt vor. Bleibt eine Anfrage liegen, erinnert der Ablauf den Zuständigen.
- Hier entscheidet der Mensch
- Die Einschätzung der KI ist ein Vorschlag. Priorität und Antwort legt Ihr Vertrieb fest.
- Systeme
- Website-Formular, Microsoft 365, CRM mit Schnittstelle
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Webshop, Warenwirtschaft und Buchhaltung abgleichen
- Ausgangslage
- Bestände werden im Shop und in der Warenwirtschaft getrennt gepflegt. Aufträge werden von Hand übertragen, Rechnungen einzeln an die Buchhaltung gegeben. Bei jedem Engpass verkauft der Shop Ware, die nicht mehr da ist.
- Lösung
- Ein Workflow gleicht Aufträge, Bestände und Rechnungen zwischen Shop, JTL-Wawi und Buchhaltung ab. Jeder Lauf wird protokolliert, Fehler werden gemeldet statt übergangen.
- Hier entscheidet der Mensch
- Bei Differenzen, etwa einem negativen Bestand oder einer abweichenden Rechnungssumme, stoppt der Ablauf für diesen Vorgang und meldet ihn zur Klärung.
- Systeme
- JTL-Wawi, Webshop, lexoffice oder sevDesk, n8n
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Interne Fragen aus Handbüchern und Dokumenten beantworten
- Ausgangslage
- Wie war die Einstellung beim Kunden X? Wo steht die aktuelle Arbeitsanweisung? Solche Fragen landen bei den erfahrensten Kollegen und unterbrechen deren Arbeit.
- Lösung
- Ein Assistent durchsucht freigegebene Dokumente aus Archiv, SharePoint oder Laufwerk und beantwortet Fragen mit Quellenangabe. Berechtigungen aus den angebundenen Systemen werden berücksichtigt.
- Hier entscheidet der Mensch
- Findet der Assistent keine belegte Antwort, sagt er das und nennt, wer zuständig ist. Er erfindet keine Antwort ohne Quelle.
- Systeme
- Microsoft 365 / SharePoint, ecoDMS oder ELO
KI-Automatisierung · Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO
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Bestehende n8n-Workflows in einen geordneten Betrieb übernehmen
- Ausgangslage
- Ein Mitarbeiter oder eine Agentur hat einige n8n-Workflows gebaut. Sie laufen meistens. Wenn nicht, merkt es niemand, und niemand weiß genau, was sie tun.
- Lösung
- Wir dokumentieren jeden Workflow, legen die Versionen in einem Repository ab, ergänzen Fehlerbehandlung und Benachrichtigung und übernehmen Updates und Überwachung der Instanz.
- Hier entscheidet der Mensch
- Änderungen an produktiven Workflows gehen erst nach einem Test und Ihrer Freigabe live.
- Systeme
- n8n, Git-Repository, Überwachung
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Belege aus der Finanzbuchhaltung automatisch ins ELO-Archiv
- Ausgangslage
- Die Finanzbuchhaltung erzeugt zu jeder Eingangsrechnung eine PDF-Datei und einen Datensatz. Beides musste im Dokumentenmanagement einzeln und nach Mandant und Wirtschaftsjahr abgelegt werden.
- Lösung
- Eine Regel im ELO-Automationsdienst holt vollständige Paare aus Datensatz und PDF regelmäßig ab, bestimmt den Ablageort aus Mandant und Wirtschaftsjahr und archiviert den Beleg. Unvollständige oder fehlerhafte Paare kommen in einen eigenen Fehlerordner.
- Hier entscheidet der Mensch
- Belege mit unbekanntem Mandanten oder fehlerhaften Daten werden nicht geraten, sondern zur Klärung abgelegt. Vorübergehende Fehler werden beim nächsten Lauf automatisch wiederholt.
- Systeme
- ELO, Diamant (Rechnungswesen)
Workflow-Automatisierung · Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO · E-Rechnung
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Kundendaten beim Wechsel der Handwerkersoftware übernehmen
- Ausgangslage
- Ein Betrieb wechselte von lexoffice zu einer Handwerkersoftware. Die Kontakte hätten von Hand übertragen werden müssen, mit dem Risiko, E-Mail-Adressen und Anmerkungen zu verlieren.
- Lösung
- Die Kontakte wurden über die Schnittstelle ausgelesen und in das Importformat des neuen Programms übertragen. Felder ohne Gegenstück wurden lesbar in die Beschreibung übernommen, damit keine Information verloren geht.
- Hier entscheidet der Mensch
- Der Import wurde vor der Übernahme mit dem Betrieb geprüft.
- Systeme
- lexoffice, Plancraft
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Fälle mit dem Vermerk „Beispielhafter Anwendungsfall“ beschreiben typische Situationen, wie sie uns in Gesprächen geschildert werden, und wie wir sie lösen würden. Sie stammen nicht aus einem bestimmten Kundenprojekt. Fälle ohne diesen Vermerk beruhen auf Projekten, die wir umgesetzt haben; den Kunden nennen wir nur mit seiner Zustimmung.
Zu jedem Fall gehört eine Leistung, die Details erklärt: der KI-Telefonassistent für Anrufe, KI-Automatisierung für Posteingang und Dokumente, Workflow-Automatisierung für Abläufe zwischen Programmen, Dokumentenmanagement und E-Rechnung für Belege. Ausführlich beschriebene Projekte finden Sie unter Referenzen.
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