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Archiv, Posteingang, Belege

Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO: Dokumente finden, statt sie zu suchen

DMS-Projekt besprechen

Worum es geht

Rechnungen liegen im Postfach der Buchhaltung, Verträge im Aktenschrank, Lieferscheine in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk, dessen Struktur nur eine Kollegin versteht. Wer ein Dokument braucht, fragt herum. Wer eine Prüfung vorbereitet, sucht Tage zusammen. Und beim Wechsel eines Mitarbeiters wandert das Wissen, wo was liegt, mit ihm aus dem Haus.

Ein Dokumentenmanagementsystem legt jedes Dokument an einem zentralen Ort ab, mit Dokumentart, Datum, Zuordnung und Volltext. Wir richten ecoDMS oder ELO ein, übernehmen Ihre Bestände und verbinden das Archiv mit den Wegen, auf denen Dokumente bei Ihnen ankommen: Postfach, Scanner, Buchhaltung, Warenwirtschaft.

Was sich für Sie ändert: Dokumente sind in Sekunden gefunden, Berechtigungen sind klar geregelt, und neue Belege landen ohne Handarbeit am richtigen Platz.

Für wen das passt

Kleine und mittlere Unternehmen mit spürbarem Belegaufkommen und Aufbewahrungspflichten – Handel, Handwerk, Produktion, Dienstleistung, Verwaltung –, besonders dort, wo Buchhaltung und Fachabteilungen mit denselben Dokumenten arbeiten.

Ebenso Unternehmen, die bereits ein Archiv haben, es aber kaum nutzen, weil der Import Handarbeit ist. Dort liegt der Hebel meist in der Automatisierung des Eingangs, nicht in einem neuen System.

So funktioniert es

  1. System auswählen

    ecoDMS oder ELO, je nach Belegmenge, Nutzerzahl, benötigten Workflows und den Programmen, die angebunden werden sollen.

  2. Archiv strukturieren

    Dokumentarten, Ablagestruktur, Pflichtfelder, Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen legen wir mit Ihnen fest, bevor das erste Dokument importiert wird.

  3. Eingänge automatisieren

    E-Mail-Anhänge, Scans und Exporte aus der Buchhaltung werden automatisch erkannt, zugeordnet und abgelegt. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste.

  4. Bestände übernehmen

    Dokumente aus Netzlaufwerken, Postfächern oder dem bisherigen Archiv werden mit Metadaten übernommen.

  5. Anbinden

    Über die Schnittstellen von ecoDMS und ELO verbinden wir das Archiv mit Buchhaltung, ERP und Microsoft 365, damit Dokumente dort abrufbar sind, wo gearbeitet wird.

Vom Eingang zur Erledigung: Regelfall automatisch, Ausnahme beim Menschen Ein Eingang per Anruf, E-Mail oder Formular geht an den KI-Assistenten. Er erfasst, prüft und ordnet zu. Regelfälle werden nach Ihren Regeln automatisch erledigt, Ausnahmen gehen an einen Menschen, der prüft und entscheidet. Beides wird im System dokumentiert. Eingang Anruf · E-Mail · Formular KI-Assistent erfasst · prüft · ordnet zu Regelfall automatisch erledigt, nach Ihren Regeln Ausnahme Mensch prüft und entscheidet Im System dokumentiert CRM · ERP · DMS

Anbindung an Ihre Systeme

Wir binden an, was Sie bereits nutzen – ohne Systemwechsel.

Dokumentenmanagement
ELO – Archivierung und automatischer Import von Belegen in ELO, Regeln über ELOas und den IndexServer. Umgesetzt u. a. für den Import von Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung.
ecoDMS – Einrichtung von Server, Client und API-Modul, Benutzer und Rollen, automatische Ablage aus E-Mail-Anhängen und anderen Eingangswegen.
Microsoft 365
Microsoft 365 – Postfächer, Kalender, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph – mit eigener App-Registrierung je Zweck und nur den Rechten, die der Ablauf braucht.
E-Mail
E-Mail-Postfächer – Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ auslesen, sortieren und beantworten lassen. Sie behalten Ihre Adressen; andere Mailserver als Exchange Online prüfen wir vorab.
Telefonie
Bestehende Telefonanlage – Anbindung über Rufumleitung oder SIP. Ihre Rufnummern und die interne Weiterleitung an Apparate bleiben erhalten.
ERP
lexoffice – Kontakte, Rechnungen und Belege über die lexoffice-Schnittstelle lesen und übertragen – etwa beim Wechsel in ein anderes Programm.
sevDesk – Übergabe von Belegen und Rechnungsdaten an die Buchhaltung über die sevDesk-Schnittstelle.
JTL-Wawi – Abgleich von Aufträgen, Artikeln und Beständen zwischen Warenwirtschaft, Webshop und Buchhaltung.
Diamant (Rechnungswesen) – Übernahme der Belegexporte aus der Finanzbuchhaltung in das Dokumentenmanagement, getrennt nach Mandant und Wirtschaftsjahr.
Weitere Systeme
Plancraft – Handwerkersoftware: Übernahme von Kundendaten aus der bisherigen Buchhaltung beim Systemwechsel.
Schnittstellen (API)
n8n – Workflow-Plattform für Abläufe zwischen Ihren Programmen – selbst gehostet oder in der Cloud, mit Versionierung und Überwachung.
REST-Schnittstellen und Datenbanken – Anbindung von Programmen mit dokumentierter API sowie Datenbankzugriffe, wo keine API vorhanden ist. Fehlende Schnittstellen programmieren wir.
Anbindung statt Systemwechsel In der Mitte steht Ihr Prozess mit dem KI-Assistenten. Er ist an die vorhandenen Systeme angebunden: Microsoft 365, CRM, ERP, Dokumentenmanagement, Telefonie sowie E-Mail und Schnittstellen. Ihr Prozess + KI-Assistent Microsoft 365 CRM ERP DMS Telefonie E-Mail & APIs

Grenzen und Übergabe an den Menschen

Ihr Team entscheidet über Zuordnung und Löschung. Automatisch abgelegt wird nur, was eindeutig erkannt ist. Alles andere geht in eine Prüfliste, die ein Mitarbeiter abarbeitet. Löschungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist schlägt das System vor; ausgeführt werden sie erst nach Freigabe.

Was ein DMS nicht leistet: Es ersetzt weder Ihre Buchhaltung noch die Beratung durch Ihren Steuerberater. Wir richten das Archiv so ein, dass es die Anforderungen der GoBD erfüllen kann, und erstellen mit Ihnen die Verfahrensdokumentation für die Belegablage. Ob Ihre Buchführung insgesamt ordnungsgemäß ist, beurteilen Ihr Steuerberater oder Ihre Prüfer.

Auf einem sauber geführten Archiv lassen sich später weitere Schritte aufsetzen, etwa die Erfassung von Eingangsrechnungen mit KI-Automatisierung oder der Empfang von E-Rechnungen.

Mensch im Prozess: Freigabe, wo es darauf ankommt Der KI-Assistent bereitet vor. Eine Regel prüft, ob der Fall sicher und im vereinbarten Rahmen ist. Wenn ja, wird er automatisch ausgeführt. Wenn nein, prüft ein Mitarbeiter und gibt frei oder korrigiert. Jeder Schritt wird protokolliert. KI-Assistent bereitet vor Entwurf · Zuordnung · Daten Sicher und im Rahmen? ja nein Automatisch ausgeführt Mitarbeiter prüft gibt frei oder korrigiert Protokolliert nachvollziehbar und prüfbar

Sicherheit und Datenschutz

ecoDMS und ELO lassen sich vollständig auf Ihrem eigenen Server betreiben. Die Dokumente verlassen dann Ihr Haus nicht. Soll das Archiv extern laufen, klären wir Standort, Betreiber und Auftragsverarbeitung vor dem ersten Import.

Berechtigungen richten sich nach Rollen, nicht nach Einzelpersonen, und werden mit Ihnen abgestimmt. Zugriffe und Änderungen werden protokolliert. Für Schnittstellen und Importregeln legen wir eigene technische Benutzer mit eingeschränkten Rechten an.

Mehr zu Datensicherheit und Betrieb

Typischer Projektablauf

  1. Bestandsaufnahme

    Welche Dokumente kommen wie an, wer braucht sie, welche Fristen gelten, welche Programme sollen angebunden werden?

  2. Konzept

    Ablagestruktur, Rechte, Eingangswege und Übernahme der Bestände werden in einem kurzen Konzept festgehalten, das Sie freigeben.

  3. Einrichtung

    Installation, Lizenzierung, Benutzer, Rollen und Schnittstellen. Danach der erste automatisierte Eingangsweg als Pilot.

  4. Übernahme und Schulung

    Altbestände werden übernommen, Ihr Team wird an echten Dokumenten eingewiesen.

  5. Betreuung

    Updates, Anpassungen und neue Eingangswege übernehmen wir im laufenden Betrieb.

Passt oft dazu

Passt das zu Ihrem Ablauf?

In der kostenfreien Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob und wie sich der Aufwand lohnt.

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