0621 49088100 Erstgespräch vereinbaren
Menü
Erstgespräch vereinbaren 0621 49088100

ZUGFeRD und XRechnung

E-Rechnung: Empfangen, prüfen und archivieren – ohne Medienbruch

Umstellung planen Anwendungsfälle
Leeres weisses Blatt auf einem Holz-Klemmbrett mit violetter Klammer, warme neutrale Flaeche
So funktioniert es
  1. Eingang bündeln
  2. Format erkennen und auslesen
  3. Prüfen
  4. Freigeben

Worum es geht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In vielen Betrieben heißt das bisher: Die XRechnung kommt per E-Mail, niemand kann sie ohne Zusatzprogramm lesen, also wird eine Ansicht erzeugt, ausgedruckt und abgetippt. Das eigentliche Ziel – Rechnungsdaten ohne Abtippen in die Buchhaltung zu übernehmen – wird verfehlt, und der strukturierte Teil der Rechnung wird oft nicht korrekt aufbewahrt.

Für den Versand gilt eine Übergangszeit. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF verschickt werden, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Danach müssen auch ausgehende Rechnungen an inländische Unternehmen E-Rechnungen sein. Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; Einzelheiten erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen Schreiben zur E-Rechnung, erstmals vom 15. Oktober 2024. Stand unserer Prüfung: September 2026. Ihren konkreten Fall bestätigt bitte Ihr Steuerberater.

Was sich für Sie ändert: Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, geprüft, zur Freigabe vorgelegt und im Originalformat archiviert. Für den Versand haben Sie einen Plan, bevor die Frist greift.

Anwendungsfälle

  • Beispielhafter Anwendungsfall

    Eingangsrechnungen aus dem Postfach erfassen und vorbereiten

    Rechnungen kommen als PDF, als XRechnung und auf Papier. Jemand druckt, tippt Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant ab, legt ab und sucht die Rechnung später wieder.

    Lösung: Rechnungen aus dem Postfach und vom Scanner werden automatisch erkannt. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt ausgelesen, PDFs per Texterkennung. Die Daten werden gegen Ihre Lieferantenstammdaten geprüft, die Rechnung wird archiviert und zur Freigabe an die zuständige Person gegeben.

Alle Anwendungsfälle ansehen

So funktioniert es

  1. Eingang bündeln

    Rechnungen aus Postfächern, Lieferantenportalen und vom Scanner laufen an einer Stelle zusammen, zum Beispiel in einem Rechnungspostfach.

  2. Format erkennen und auslesen

    XRechnung und ZUGFeRD werden direkt aus dem Datensatz gelesen. Papier- und PDF-Rechnungen werden per Texterkennung erfasst und als solche gekennzeichnet.

  3. Prüfen

    Pflichtangaben, Lieferant, Bankverbindung und Beträge werden gegen Ihre Stammdaten geprüft. Abweichungen werden markiert.

  4. Freigeben

    Die zuständige Person gibt die Rechnung frei oder weist sie zurück, mit Kommentar und nachvollziehbar protokolliert.

  5. Archivieren und übergeben

    Die Rechnung wird mit XML-Datei und lesbarer Ansicht im Archiv abgelegt und an die Buchhaltung übergeben.

Vom Eingang zur Erledigung

  1. Eingang Anruf E-Mail Formular
  2. KI-Assistent erfasst prüft ordnet zu
  3. Regelfall automatisch erledigt, nach Ihren Regeln
  4. Ausnahme Mensch prüft und entscheidet
  5. Im System dokumentiert CRM ERP DMS

Anbindung an Ihre Systeme

Wir binden an, was Sie bereits nutzen – ohne Systemwechsel.

Dokumentenmanagement
ELO Archivierung und automatischer Import von Belegen in ELO, Regeln über ELOas und den IndexServer. Umgesetzt u. a. für den Import von Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung.
ecoDMS Einrichtung von Server, Client und API-Modul, Benutzer und Rollen, automatische Ablage aus E-Mail-Anhängen und anderen Eingangswegen.
Microsoft 365
Microsoft 365 Postfächer, Kalender, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph – mit eigener App-Registrierung je Zweck und nur den Rechten, die der Ablauf braucht.
E-Mail
E-Mail-Postfächer Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ auslesen, sortieren und beantworten lassen. Sie behalten Ihre Adressen; andere Mailserver als Exchange Online prüfen wir vorab.
Buchhaltung & Rechnungswesen
lexoffice Kontakte, Rechnungen und Belege über die lexoffice-Schnittstelle lesen und übertragen – etwa beim Wechsel in ein anderes Programm.
Diamant (Rechnungswesen) Übernahme der Belegexporte aus der Finanzbuchhaltung in das Dokumentenmanagement, getrennt nach Mandant und Wirtschaftsjahr.

Ihr Prozess, angebunden an vorhandene Systeme

  1. Microsoft 365
  2. E-Mail & APIs
  3. Telefonie
  4. Ihr Prozess + KI-Assistent Regeln Freigabe Protokoll
  5. CRM
  6. ERP
  7. DMS

Grenzen und Übergabe an den Menschen

Keine Zahlung ohne Freigabe. Jede Rechnung wird vor der Zahlung von einem Menschen freigegeben. Geänderte Bankverbindungen, unbekannte Lieferanten und Beträge über einer festgelegten Grenze werden besonders hervorgehoben, weil sie typische Merkmale von Rechnungsbetrug sind.

Was wir nicht übernehmen: die steuerliche Beurteilung einzelner Rechnungen, die Buchung selbst und die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung. Wir bauen den technischen Weg und dokumentieren ihn. Wie E-Rechnungen im Archiv abgelegt werden, beschreiben wir auf der Seite Dokumentenmanagement.

Für den Versand prüfen wir, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann. Wenn nicht, schlagen wir eine Ergänzung oder einen Wechsel vor – mit Begründung und ohne Eile, solange die Übergangsfrist läuft. Formate und Pflichten im Detail erklärt unser Beitrag E-Rechnung empfangen und archivieren.

Mensch im Prozess: Freigabe, wo es darauf ankommt

  1. KI-Assistent bereitet vor Entwurf Zuordnung Daten
  2. Sicher und im Rahmen? Regel prüft jeden Fall
  3. ja Automatisch ausgeführt
  4. nein Mitarbeiter prüft gibt frei oder korrigiert
  5. Protokolliert nachvollziehbar und prüfbar

Sicherheit und Datenschutz

Rechnungen enthalten Bankverbindungen und Geschäftsbeziehungen. Wir verarbeiten sie deshalb so nah wie möglich an Ihren Systemen: Archiv und Workflow lassen sich auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Wird für das Auslesen von Papier- oder PDF-Rechnungen ein externer Dienst eingesetzt, steht er mit Anbieter und Verarbeitungsort in der Projektbeschreibung.

Zugriffsrechte auf Rechnungen richten sich nach Ihren Freigabewegen. Jede Freigabe, Zurückweisung und Änderung wird protokolliert.

Mehr zu Datensicherheit und Betrieb

Typischer Projektablauf

  1. Schritt 1

    Bestandsaufnahme

    Wie kommen Rechnungen heute an, wie werden sie geprüft und gebucht, welches Rechnungsprogramm nutzen Sie für den Versand?

  2. Schritt 2

    Plan für Empfang und Versand

    Sie erhalten einen Plan mit Reihenfolge und Zeitpunkten, abgestimmt auf die für Sie geltenden Übergangsfristen.

  3. Schritt 3

    Empfang einrichten

    Rechnungspostfach, Auslesen, Prüfung, Freigabe und Archiv werden eingerichtet und mit echten Rechnungen getestet.

  4. Schritt 4

    Versand umstellen

    Ihr Rechnungsprogramm wird so eingestellt, dass es E-Rechnungen im passenden Format erzeugt. Testrechnungen gehen zuerst an ausgewählte Kunden.

  5. Schritt 5

    Betrieb

    Wir überwachen den Eingang, pflegen Prüfregeln und passen die Abläufe an, wenn sich Formate oder Vorgaben ändern.

Häufige Fragen

Passt oft dazu

  • Dokumentenmanagement mit ecoDMS und ELO

    Dokumentenmanagement mit ecoDMS oder ELO: Archiv einrichten, Posteingang automatisch ablegen, an Buchhaltung und ERP anbinden – mit Betreuung danach.

  • Workflow-Automatisierung

    Wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und DMS automatisieren – mit Fehlerbehandlung, Protokoll und Betreuung nach dem Go-live.

  • KI-Automatisierung

    KI liest E-Mails, Dokumente und Anfragen, ordnet sie zu und überträgt Daten in Ihre Systeme. Mit Freigaben, Protokoll und Übergabe an Ihr Team.

Passt das zu Ihrem Ablauf?

In der kostenfreien Potenzialanalyse prüfen wir gemeinsam, ob und wie sich der Aufwand lohnt.

Umstellung planen 0621 49088100