n8n, Zapier oder Make: Wo liegen Ihre Daten, und wer betreibt die Workflows?
Ein Vergleich der drei Automatisierungsplattformen nach Datenstandort, Betrieb und Lizenz – ausschließlich auf Grundlage der Anbieterdokumentation.
Wer Abläufe zwischen E-Mail, CRM, Buchhaltung und Dokumentenablage automatisieren will, landet schnell bei drei Namen: n8n, Zapier und Make. Alle drei verbinden Programme über Schnittstellen und führen Workflows aus, sobald etwas passiert, etwa wenn eine Anfrage eingeht oder eine Rechnung gebucht wird.
Die Funktionen ähneln sich stärker, als die Werbung vermuten lässt. Deutlich unterscheiden sich die Werkzeuge bei zwei Fragen, die für Unternehmen in Deutschland oft wichtiger sind als die Zahl der verfügbaren Anbindungen: Wo werden die Daten verarbeitet, die durch Ihre Workflows laufen? Und wer betreibt die Plattform?
Dieser Artikel vergleicht die drei Werkzeuge nur an Punkten, die die Anbieter selbst dokumentieren. Die Quellen sind verlinkt und am 29.09.2026 abgerufen. Preise und Funktionsumfang ändern sich häufig und bleiben deshalb bewusst außen vor.
Warum der Datenstandort bei Automatisierung zählt
Ein Workflow sieht die Daten, die er bewegt. Wenn eine Kundenanfrage aus dem Kontaktformular ins CRM übertragen wird, laufen Name, E-Mail-Adresse und Nachricht durch die Automatisierungsplattform. Viele Plattformen speichern zusätzlich den Verlauf jeder Ausführung, damit Fehler nachvollziehbar sind.
Damit ist der Anbieter der Plattform in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und müssen wissen, ob Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt werden. Für Übermittlungen in die USA gilt seit Juli 2023 der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist. Ob ein Unternehmen zertifiziert ist, zeigt die Teilnehmerliste des Data Privacy Framework.
Zapier: Verarbeitung in den USA
Zapier beschreibt den Speicherort auf seiner Seite Data Privacy ausdrücklich: Daten, auch personenbezogene Daten, die im Auftrag der Kunden verarbeitet werden, liegen auf AWS-Servern in den USA. Die Frage, ob sich Daten ausschließlich in der EU speichern lassen, beantwortet Zapier dort mit „Zapier does not support this option“.
Zapier gibt an, nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert zu sein. Die Übermittlung ist damit rechtlich möglich. Sie müssen sie aber in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in Ihrer Datenschutzerklärung benennen. Für Kunden in den Tarifen „Company“ und „Enterprise“ nennt Zapier eine einstellbare Aufbewahrungsdauer für Daten von 7 bis 30 Tagen.
Make: getrennte Zonen für EU und USA
Make führt Organisationen in getrennten Zonen. In der Hilfe zu IP-Adressen sind unter anderem die Zonen eu1.make.com, eu2.make.com, us1.make.com und us2.make.com aufgeführt. An der Adresse, unter der Sie Make aufrufen, erkennen Sie, in welcher Zone Ihre Organisation liegt.
Eine EU-Zone beantwortet allerdings nicht alle Fragen. Welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und ob einzelne Dienste Daten außerhalb der EU verarbeiten, regelt der Vertrag. Lassen Sie sich den AVV und die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter geben, bevor personenbezogene Daten durch Ihre Szenarien laufen.
n8n: Cloud in der EU oder selbst betrieben
n8n gibt es in zwei Betriebsformen.
n8n Cloud wird vom Hersteller betrieben. Laut der Sicherheitsseite von n8n nutzt die Cloud Microsoft Azure, und die Hardware sowie die gespeicherten Daten befinden sich derzeit in der Europäischen Union.
Selbst betrieben läuft n8n auf eigener Infrastruktur: im eigenen Rechenzentrum, auf einem gemieteten Server oder in einer privaten Cloud. Die Hosting-Dokumentation beschreibt die Installation per Docker Compose und andere Varianten. Ohne Lizenzschlüssel läuft die kostenlose Community-Edition, für Business- und Enterprise-Funktionen gibt es Lizenzschlüssel.
Der Vorteil des Selbstbetriebs: Workflow-Daten, Ausführungsprotokolle und Zugangsdaten zu Ihren Systemen bleiben auf Servern, die Sie oder Ihr Dienstleister kontrollieren. Der Nachteil: Updates, Sicherungen, Überwachung und Zugriffsschutz liegen dann ebenfalls bei Ihnen. Eine selbst betriebene Instanz ohne Wartung ist kein Gewinn an Sicherheit.
Die Lizenzfrage bei n8n
n8n ist kein Open-Source-Projekt im engeren Sinn. Der Quellcode ist offen einsehbar, steht aber unter der Sustainable Use License (für Enterprise-Funktionen unter der n8n Enterprise License). Laut der Lizenzseite von n8n erlaubt sie Nutzung, Änderung und Weitergabe mit Einschränkungen. Die wichtigste: Sie dürfen die Software nur für eigene interne Geschäftszwecke oder für nicht-kommerzielle und private Zwecke nutzen.
Die Lizenz-FAQ konkretisiert, was damit gemeint ist. Erlaubt ist es zum Beispiel, n8n im eigenen Unternehmen zu betreiben, für Kunden Workflows auf der eigenen Instanz zu bauen, solange die Kunden sie nicht selbst anlegen oder ändern, und für Einrichtung und Wartung Geld zu verlangen. Nicht erlaubt ist es, externen Nutzern über das eigene Produkt die Möglichkeit zu geben, selbst Workflows zu bauen oder zu konfigurieren. Wer unsicher ist, kann den Anwendungsfall bei n8n unter license@n8n.io klären.
Für die meisten Unternehmen, die ihre eigenen Abläufe automatisieren, ist die Lizenz deshalb unproblematisch. Wichtig wird sie, wenn Sie Automatisierung als Teil eines eigenen Softwareprodukts an Kunden weitergeben wollen.
Vergleich auf einen Blick
| Frage | Zapier | Make | n8n Cloud | n8n selbst betrieben |
|---|---|---|---|---|
| Wo liegen die Daten? | USA (AWS) | je nach Zone, EU- und US-Zonen vorhanden | EU (Azure) | dort, wo Sie den Server betreiben |
| Wer betreibt die Plattform? | Zapier | Make | n8n | Sie oder Ihr Dienstleister |
| Drittlandübermittlung prüfen? | ja, DPF-Zertifizierung vorhanden | abhängig von Zone und Unterauftragsverarbeitern | Unterauftragsverarbeiter prüfen | nur für angebundene Dienste |
| Lizenz | proprietär, Abonnement | proprietär, Abonnement | Abonnement beim Hersteller | Sustainable Use License |
Alle Angaben laut den verlinkten Anbieterseiten, Stand 29.09.2026.
Welche Fragen Sie vor der Entscheidung klären sollten
- Welche Daten laufen durch die Workflows? Kontaktdaten, Rechnungen, Gesundheitsdaten oder Personalakten stellen unterschiedliche Anforderungen.
- Wie lange werden Ausführungsprotokolle gespeichert? Protokolle enthalten oft die kompletten Daten eines Vorgangs. Legen Sie die Dauer bewusst fest.
- Wer hat Zugriff auf die Zugangsdaten? Eine Automatisierungsplattform hält Schlüssel zu CRM, Postfach und Buchhaltung. Das macht sie zu einem lohnenden Angriffsziel.
- Wer kümmert sich um den Betrieb? Updates, Überwachung, Fehlerbehandlung und Sicherung brauchen einen festen Verantwortlichen, auch bei einer Cloud-Lösung.
- Wie kommen Sie wieder heraus? Lassen sich Workflows exportieren? n8n speichert Workflows als JSON-Dateien, die Sie versionieren und sichern können.
Unsere Einordnung
Es gibt kein Werkzeug, das für jeden Betrieb das richtige ist. Zapier ist schnell eingerichtet und bietet sehr viele fertige Anbindungen. Wer damit leben kann, dass die Daten in den USA verarbeitet werden, kommt damit gut zurecht. Make bietet EU-Zonen und eignet sich für komplexere Abläufe mit grafischer Oberfläche. n8n ist die Wahl, wenn Daten und Betrieb in eigener Hand bleiben sollen oder wenn Workflows eigene Programmlogik brauchen.
Wir betreiben n8n selbst auf eigener Infrastruktur und nutzen es auch für interne Abläufe, zum Beispiel für die Übergabe von Website-Anfragen an unser CRM. Für Kunden planen, bauen und betreiben wir Workflows auf der Plattform, die zu ihren Anforderungen passt. Mehr dazu auf den Seiten n8n-Agentur, Workflow-Automatisierung und Datensicherheit.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Anbieterangaben ändern sich. Prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuellen Verträge und Unterlagen des jeweiligen Anbieters.