E-Rechnung empfangen und archivieren: ZUGFeRD, XRechnung und Ihr Dokumentenmanagement

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Viele Betriebe haben den Empfang inzwischen irgendwie gelöst: Ein Sammelpostfach nimmt die Dateien an, jemand druckt das PDF aus oder legt es in einen Ordner. Das funktioniert, bis die erste Rechnung kommt, die gar kein PDF mehr enthält, oder bis die Betriebsprüfung nach dem Original fragt.

Dieser Artikel ordnet ein, was die Pflicht genau verlangt, worin sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden und wie der Weg vom Postfach ins Dokumentenmanagement aussehen kann. Er ersetzt keine Steuerberatung. Stand der Quellen: 29.09.2026.

Was eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist

Der Begriff ist enger, als der Alltag vermuten lässt. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben daraus korrekt in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Eine PDF-Datei, die per E-Mail kommt, ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das Bild der Rechnung.

Die Fristen: Empfang jetzt, Versand gestaffelt

Die Pflicht geht auf das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) zurück. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

• Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass dafür kein gesondertes E-Mail-Postfach nötig ist.
• Versand bis 31.12.2026: Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format verschickt werden.
• Versand bis 31.12.2027: Diese Erleichterung gilt für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Rechnungen im EDI-Verfahren sind bis Ende 2027 weiter zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2028: Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann der Regelfall.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und für Fahrausweise. Diese dürfen laut BMF-Schreiben immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Praktisch bedeutet das: Auch wer selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreibt, bekommt schon heute E-Rechnungen von Lieferanten und muss sie verarbeiten und korrekt aufbewahren.

ZUGFeRD und XRechnung: zwei Wege zum selben Ziel

In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formate:

XRechnung ist ein reiner Datensatz (XML) ohne sichtbaren Rechnungsteil. Der Standard wird von der KoSIT betreut und ist im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Details und Spezifikation finden Sie bei xeinkauf.de. Wer eine XRechnung öffnet, sieht ohne passendes Programm nur Quelltext.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei, in die der XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme den Datensatz. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Wichtig ist die Version und das Profil. Laut BMF-Schreiben erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben im Datensatz.

Für den Empfang heißt das: Ihr System muss beide Formate lesen können, und es muss erkennen, welches ZUGFeRD-Profil vorliegt.

Fehlerhafte Dateien: Formatfehler, Geschäftsregeln, Inhalt

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet erstmals ausdrücklich zwischen drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax. Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt technische Prüfregeln des Formats, etwa zu logischen Abhängigkeiten zwischen Feldern.
• Inhaltliche Fehler: Pflichtangaben fehlen oder sind falsch, wie bei jeder Rechnung.

Ob ein Formatfehler vorliegt, lässt sich laut BMF mit einer geeigneten Validierungsanwendung prüfen. Für den Rechnungseingang lohnt es sich deshalb, jede eingehende Datei automatisch zu validieren und das Ergebnis zusammen mit der Rechnung abzulegen. So sieht die Buchhaltung sofort, ob sie eine Korrektur anfordern muss, bevor der Vorsteuerabzug in Frage steht.

Aufbewahren: Der Datensatz ist das Original

Hier liegt der häufigste Fehler in der Praxis. Maßgeblich ist der strukturierte Teil der Rechnung. Nach der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es weitere steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Wer also nur einen Ausdruck oder einen Scan des sichtbaren Teils archiviert, bewahrt das Falsche auf. Die XML-Datei muss unverändert, maschinell auswertbar und für die gesamte Frist verfügbar bleiben.

Die Frist selbst beträgt für Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG, für Buchungsbelege § 147 Abs. 3 AO). Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Vom Postfach ins DMS: ein typischer Ablauf

Wie der Rechnungseingang konkret aussieht, hängt von Ihren Programmen ab. In Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen wie ecoDMS oder ELO gehen wir typischerweise so vor:

1. Eingang bündeln. E-Rechnungen kommen per E-Mail, über Portale oder Peppol. Ein fester Eingangskanal je Weg verhindert, dass Rechnungen in persönlichen Postfächern liegen bleiben.
2. Format erkennen und prüfen. Ein Automatisierungsschritt erkennt XRechnung oder ZUGFeRD, liest das Profil aus und validiert die Datei. Das Prüfprotokoll wird Teil des Vorgangs.
3. Daten auslesen. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze kommen direkt aus dem Datensatz. Texterkennung (OCR) ist dafür nicht nötig, sie bleibt nur für Papier- und PDF-Rechnungen im Einsatz.
4. Revisionssicher ablegen. Das DMS archiviert die Originaldatei unverändert und verschlagwortet sie mit den ausgelesenen Daten. Für Menschen erzeugt es eine lesbare Ansicht, auch bei einer XRechnung.
5. Freigabe und Übergabe. Die sachliche Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihrem Team. Danach gehen die Daten an Buchhaltung oder ERP, zum Beispiel als Buchungsstapel.
6. Dokumentieren. Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Beschreiben Sie, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft und abgelegt werden, und aktualisieren Sie sie bei jeder Änderung.

Der Schritt, der am häufigsten fehlt, ist Nummer 2. Ohne Prüfung fällt eine fehlerhafte Datei erst auf, wenn es teuer wird.

Checkliste für Ihren Rechnungseingang

• Können Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen, ohne Zusatzprogramm auf jedem Arbeitsplatz?
• Wird jede eingehende E-Rechnung validiert, und liegt das Ergebnis beim Beleg?
• Archivieren Sie die XML-Datei im Original, nicht nur das PDF oder einen Ausdruck?
• Ist die Aufbewahrung für acht Jahre gesichert, auch bei einem Systemwechsel?
• Gibt es eine aktuelle Verfahrensdokumentation für den Rechnungseingang?
• Wissen Sie, ab wann Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen (Ende 2026 oder Ende 2027)?

Wenn Sie bei zwei oder mehr Punkten unsicher sind, lohnt sich ein Blick auf den gesamten Ablauf, bevor der Versand zur Pflicht wird.

Wie wir dabei helfen

Wir richten den Empfang, die Prüfung und die Archivierung von E-Rechnungen in Ihrem bestehenden Dokumentenmanagement ein und binden Buchhaltung oder ERP an. Mehr dazu auf den Seiten E-Rechnung und Dokumentenmanagement.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage nach den verlinkten Quellen, Stand 29.09.2026. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klären Sie Einzelfragen mit Ihrer Steuerberatung. Weitere Antworten gibt das FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.