Die E-Rechnung wird zunehmend zum Standard in der Geschäftswelt. Unternehmen müssen sich mit verschiedenen Formaten auseinandersetzen, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und den Austausch mit Geschäftspartnern effizient zu gestalten. Doch welches Format ist für Unternehmen am relevantesten? In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die drei wichtigsten E-Rechnungsformate: Peppol, XRechnung und ZUGFeRD.
1. XRechnung – Der Standard für öffentliche Auftraggeber
Die XRechnung ist das in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Format für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten der öffentlichen Verwaltung verpflichtet, Rechnungen elektronisch im XRechnungs-Format zu übermitteln.
Merkmale der XRechnung:
– Standardisiert und konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU
– XML-basiertes Datenformat ohne visuelle Darstellung
– Keine eingebetteten PDFs, sondern reine strukturierte Daten
– Nutzungspflicht für Rechnungen an Behörden ab 1.000 Euro
– Direkte Validierung durch zentrale Rechnungsplattformen wie ZRE oder OZG-RE
2. ZUGFeRD – Der flexible Hybridstandard
Das Format ZUGFeRD kombiniert strukturierte XML-Daten mit einer visuellen PDF/A-Darstellung. Dies
ermöglicht eine einfache Nutzung sowohl für automatisierte Systeme als auch für Unternehmen, die noch keine vollständig digitale Rechnungsverarbeitung implementiert haben.
Merkmale von ZUGFeRD:
– Enthält sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine PDF-Darstellung
– Unterstützt verschiedene Level (Basic, Comfort, Extended) für unterschiedliche Anwendungsfälle
– Konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der deutschen E-Rechnungsverordnung
– Ideal für Unternehmen, die sowohl mit Geschäftspartnern als auch Behörden arbeiten
3. Peppol – Der internationale Standard für den Rechnungsaustausch
Peppol ist ein europaweit standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch, das weit
über Rechnungen hinausgeht. Es bietet eine sichere Infrastruktur für den grenzüberschreitenden Austausch
und wird zunehmend von Behörden und Unternehmen genutzt.
Merkmale von Peppol:
– Standardisiertes Netzwerk für E-Rechnungen, Bestellungen und andere Geschäftsdokumente
– Sicherheit durch zertifizierte Peppol Access Points
– Konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU
– Unterstützt XRechnung und andere Formate
– Besonders relevant für internationale Unternehmen und den öffentlichen Sektor
Fazit: Welches Format ist für Ihr Unternehmen das richtige?
Die Wahl des passenden E-Rechnungsformats hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab:
– XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
– ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die eine hybride Lösung benötigen, um sowohl digital als auch manuell Rechnungen zu verarbeiten.
– Peppol bietet eine internationale Lösung für den sicheren und standardisierten Rechnungsaustausch.
Unternehmen sollten prüfen, mit welchen Geschäftspartnern sie Rechnungen austauschen und welche gesetzlichen Anforderungen sie erfüllen müssen. Eine frühzeitige Umstellung auf E-Rechnungen bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Effizienzsteigerungen durch Automatisierung und eine schnellere Rechnungsverarbeitung. Sie benötigen Unterstützung bei der Implementierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen? Als Experten für digitale Lösungen helfen wir Ihnen bei der Auswahl und Implementierung der passenden E-Rechnungslösung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!