Automatisierung mit einem Datenmanagementsystem in Mannheim
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur bequemen Unterstützung beim effizienten Speichern, Verwalten und Abrufen Ihrer digitalen Dokumente. ecoDMS ist ein solches DMS, das von der gleichnamigen »ecoDMS GmbH« entwickelt wurde. Als Teil der applord Unternehmensgruppe stehen Kompetenz, Flexibilität und Erfahrung im Mittelpunkt des Systems.
ecoDMS als Werkzeug für Automatisierung: Funktionsweise und Vorteile
Erfassung von Dokumenten:
Ein System mit ecoDMS ermöglicht die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. E-Mails, Scannern, Dateisystemen oder anderen Anwendungen. Die Dokumente können in verschiedenen Formaten vorliegen, beispielsweise als PDF, Word-Dokument, Bild usw.
Indexierung und Metadaten: Nach der Erfassung werden die Dokumente indexiert und mit relevanten Metadaten versehen. Metadaten sind Informationen, die zur Beschreibung des Dokuments dienen, z. B. Titel, Autor, Erstellungsdatum, Kategorie usw. Diese Metadaten helfen später bei der Suche und Sortierung der Dokumente.
Speicherung und Organisation:
Die indexierten Dokumente liegen an einem zentralen Speicherort. ecoDMS bietet eine hierarchische Struktur zur Organisation der Dokumente, z. B. in Form von Ordnern, Kategorien oder Tags. So lassen sich Dokumente logisch gruppieren und leicht finden.
Zugriffskontrolle: Das DMS ermöglicht die Festlegung von Zugriffsrechten auf die Dokumente. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente Zugriff erhalten. Die Rechte können auf Benutzerebene oder Gruppenebene definiert werden.
Suche und Retrieval:
ecoDMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, um Dokumente basierend auf ihren Metadaten oder dem Inhalt der Dokumente selbst zu finden (Volltextsuche). Die Kombination aus verschiedenen Suchparametern erlaubt präzise Suchergebnisse.
Workflow-Management:
Das DMS unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows im Zusammenhang mit den Dokumenten. Es ermöglicht die Definition von Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Genehmigungsverfahren. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt in allen Phasen ihres Lebenszyklus, wie Erstellung, Überprüfung, Freigabe und Archivierung deutlich effizienter und ressourcenschonender.
Versionierung und Revisionssicherheit:
ecoDMS speichert verschiedene Versionen von Dokumenten und ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen im Laufe der Zeit. Dadurch wird die Revisionssicherheit gewährleistet und ältere Versionen von Dokumenten können problemlos wiederhergestellt werden.
Wie man sieht, erfüllt ein digitales Dokumentenmanagementsystem mit ecoDMS die Compliance-Anforderungen der GoBD und bietet darüber hinaus organisatorische wie ressourcenschonende Vorteile für Unternehmen jeder Größe.
Profitieren Sie mit uns als zertifiziertem Partner mit erweiterter Expertise
Jedes System ist immer nur so leistungsstark, wie die Struktur dahinter. Mit uns als Qualified Premium Reseller für Ihre ecoDMS-Lösung profitieren Sie von allen Vorteilen eines erfahrenen IT-Dienstleisters. Als zertifizierter Partner von ecoDMS unterstützen wir Sie von der ersten Installation bis zur Wartung Ihres Systems und bieten darüber hinaus die Programmierung individueller Schnittstellen oder übernehmen das Projektmanagement, um Ihre Geschäftsprozesse bis ins Detail zu optimieren. Mehr zu unserer Expertise und unserem Hintergrund erfahren Sie in unserer History.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Rechtssichere Erfüllung der GoBD
- Deutliche Ersparnis von Aufwand, Zeit und Kosten (siehe unsere Beispielrechnung)
- Nachhaltigkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs
Plattformunabhängig (Windows, Linux, Mac) - Full Service-Betreuung durch unsere erweiterte Expertise:
Installation des Systems, Wartung, IT-Service, Virtuelle Server - Individuelle Schnittstellen bei Bedarf, Projektmanagement, usw
Effizientes Dokumentenmanagement nach GoBD – Ihr Vorteil mit uns als Partner
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Wer wir sind
Wir sind ein erfahrenes Team aus Digitalisierern, Programmierern und IT-Beratern, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung verstehen wir die Herausforderungen unserer Kunden und bieten individuelle Lösungen für eine nachhaltige und effiziente digitale Transformation.
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